Modello 231

Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del Decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231 di Tradecorp Italia S.r.l. 

DEFINIZIONI

Il corpo del presente documento contiene un insieme articolato di termini convenzionali, di cui di seguito si riportano le definizioni.

“Attività Sensibili”: le attività che, in considerazione degli specifici contenuti, potrebbero essere esposte alla potenziale commissione dei reati contemplati dalla normativa e richiamati dal D. Lgs. n. 231/2001.

“Rovensa Code of Conduct”: lo specifico documento che formalizza i valori fondanti e i principi generali di comportamento vigenti all’interno del Gruppo ROVENSA.

“Codici di Condotta”: con tale espressione ci si riferisce congiuntamente al Code of Conduct e al Supplier Code of Conduct adottati dal Gruppo ROVENSA.

“Dipendenti” (nel seguito, anche: “Personale”): i soggetti aventi un rapporto di lavoro subordinato, ivi compresi i dirigenti, nonché i dipendenti in regime di somministrazione di lavoro che prestano la propria attività (c.d. lavoratori interinali).

“Direzioni” o “Divisioni”: le strutture organizzative nelle quali si articola la Società, come meglio descritte nel Paragrafo “La struttura organizzativa di Tradecorp Italia”.

“D. Lgs. n. 231/2001” o il “Decreto” o anche il “Decreto 231”: il Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231 (Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’art. 11 della Legge 29 settembre 2000, n. 300) e successive modifiche e integrazioni.

“Gruppo”: il Gruppo ROVENSA, intendendosi per tale ROVENSA S.A. (Global Holding Company) e tutte le società da essa controllate in Portogallo e all’estero – in particolare, limitatamente a quanto di interesse TRADECORP ITALIA S.r.l. (Distributore) e TRADE CORPORATION INTERNATIONAL S.A. (Subholding Company – Produttore).

“Linee Guida”: linee guida per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo ex D. Lgs. n. 231/2001 emanate da Confindustria;

“Modello di organizzazione, gestione e controllo” o “Modello”: il modello di organizzazione, gestione e controllo adottato dalla Società in ottemperanza del D. Lgs. n. 231/2001.

“Organismo di Vigilanza” o “Organismo”: l’organismo preposto alla vigilanza sul funzionamento e sull’osservanza del Modello e del Codice Etico, nonché al relativo aggiornamento, ai sensi dell’art. 6 del D. Lgs. 231/2001.

“Parent companies”: con tale espressione si intendono ROVENSA S.A., TRADE CORPORATION INTERNATIONAL S.A.. (Produttore), ASCENZA ITALIA S.r.l. (Distributore), etc.

“Pubblica Amministrazione” o “Ente pubblico”: a titolo esemplificativo, enti pubblici territoriali e non territoriali (Stato, Regione, Provincia, Comune, Camera di Commercio, ASL, Ispettorato del Lavoro, etc.); enti istituiti e regolamentati con legge dello stato; società con partecipazione pubblica totalitaria o prevalente; società controllate da società con partecipazione pubblica totalitaria o prevalente; concessionari di pubblico servizio.

“Soggetti Apicali” o “Apicali”: le persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione o che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo della Società (art. 5, comma 1, D. Lgs. n. 231/2001).

“Subordinati”: indica i soggetti sottoposti alla direzione o vigilanza dei Soggetti Apicali, i quali devono eseguire in posizione subordinata e non le direttive di questi ultimi o che sono sottoposti alla loro vigilanza.

“Società” o “TRADECORP ITALIA”: TRADECORP ITALIA S.r.l., con Sede legale in Saronno (VA), Via Varese n. 25/G (CAP 21047).

Indice

Parte Generale

1. PREMESSA – AMBITO SOGGETTIVO DI APPLICAZIONE DEL MODELLO DI TRADECORP ITALIA S.R.L. 8
2. IL DECRETO LEGISLATIVO N. 231/2001. 9

2.1 L’introduzione della c.d. responsabilità amministrativa da reato. 9

2.2. I presupposti oggettivi della responsabilità amministrativa da reato. 9

2.3. I presupposti soggettivi della responsabilità amministrativa da reato. 10

2.4. I reati presupposto della responsabilità amministrativa degli Enti 10

2.5 Le sanzioni previste dal Decreto. 13

2.6        Le misure cautelari 15

2.7 Presupposti e finalità dell’adozione e dell’attuazione di un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo. 15

3. I PARAMETRI DI RIFERIMENTO: LE LINEE GUIDA ELABORATE DALLE ASSOCIAZIONI DI CATEGORIA.. 17
4. IL MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO DI TRADECORP ITALIA S.R.L. 18

4.1        Le finalità del presente Modello. 18

4.2.       La costruzione del Modello e la sua adozione. 18

4.3.       La struttura del Modello. 20

4.4.       I documenti che compongono il Modello. 22

5. LA SOCIETÀ NEL CONTESTO DEL GRUPPO ROVENSA, IL SISTEMA DI GOVERNANCE E IL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO.. 23

5.1.       Il Gruppo ROVENSA.. 23

5.2.       La Società nel contesto del Gruppo. 23

5.3        Il sistema di governance e il sistema di controllo interno della Società. 24

6. LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA DI TRADECORP ITALIA.. 25
7. LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA IN MATERIA DI SALUTE E SICUREZZA.. 26
8. IL SISTEMA DI DELEGHE E PROCURE.. 26
9. IL SISTEMA PROCEDURALE.. 27
10. IL CONTROLLO DI GESTIONE E I FLUSSI FINANZIARI. 28
11. I CODICI DI CONDOTTA.. 28
12. IL SISTEMA DISCIPLINARE.. 29

13.1     Finalità del sistema disciplinare. 29

13.2     Sistema sanzionatorio nei confronti dei lavoratori subordinati 30

13.3     Sanzioni nei confronti del personale dirigente. 30

13.4     Misure nei confronti dei soggetti che ricoprono cariche sociali 30

13.5     Misure nei confronti dei Terzi 31

14. FORMAZIONE, COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEL MODELLO.. 31

14.1     La comunicazione e il coinvolgimento sul Modello e sui Protocolli connessi 31

14.2     La formazione e l’addestramento sul Modello e sui Protocolli connessi 31

15. L’ORGANISMO DI VIGILANZA.. 32

15.1     Composizione e nomina. 32

15.2     Il Regolamento. 32

15.3     Cessazione dalla carica. 32

15.4     I requisiti 33

15.5     Funzioni, attività e poteri dell’Organismo di Vigilanza. 33

15.6     I flussi informativi e segnalazioni nei confronti dell’Organismo di Vigilanza (cd. whistleblowing) 35

16. CANALI DI COMUNICAZIONE E TUTELA DEL SEGNALANTE.. 36
17. AGGIORNAMENTO DEL MODELLO.. 37

ALLEGATI:

Allegato 1: Elenco dei c.d. “reati presupposto” di cui al D.Lgs 231/2001

Allegato 2: Elenco dei c.d. “reati presupposto” rilevanti per TRADECORP ITALIA con relativo indice di rischio

Allegato 3: Tradecorp Code of Conduct & Rovensa Code of Conduct

Allegato 4: Rovensa Supplier Code of Conduct

Allegato 5: Sistema Disciplinare

Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo

di Tradecorp Italia S.r.l.

PARTE GENERALE

1. PREMESSA – AMBITO SOGGETTIVO DI APPLICAZIONE DEL MODELLO DI TRADECORP ITALIA S.R.L.

Prima di procedere alla descrizione dei principi contenuti nella presente Parte Generale, TRADECORP ITALIA S.r.l. (di seguito, per brevità, anche la “Società” o “TRADECORP ITALIA”) ritiene opportuno precisare i criteri in base ai quali ha individuato e classificato i soggetti ai quali si applica il presente Modello di organizzazione, gestione e controllo (di seguito, per brevità, anche il “Modello”).

In particolare, si è proceduto ad una classificazione basata, da un lato, sugli strumenti sanzionatori a disposizione della Società al fine di imporre l’osservanza del Modello e, dall’altro, sullo svolgimento o meno di una specifica attività formativa in materia di Normativa 231 (come di seguito definita al paragrafo 2) e/o sul Modello di TRADECORP ITALIA.

Sotto il primo profilo, si è elaborata una tripartizione che distingue tra:

• Destinatari, quali soggetti nei confronti dei quali l’osservanza del Modello è assicurata attraverso il richiamo e l’eventuale esercizio dei poteri caratterizzanti la relazione datoriale o di poteri ad essa sostanzialmente assimilabili;
• Altri Destinatari, cui l’osservanza del Modello è richiesta all’atto della relativa nomina; e
• Terzi, quali soggetti legati alla Società da rapporti contrattuali diversi dal rapporto di lavoro subordinato, nell’ambito dei quali sono sottoscritte apposite clausole a presidio dell’osservanza del Modello.

Sotto il secondo profilo, invece, TRADECORP ITALIA ha individuato una particolare categoria di soggetti che, ai fini del presente Modello, vengono definiti come “Outsourcer”. In tal caso, la Società presidia l’osservanza del Modello, da un lato, attraverso la predisposizione di specifiche clausole ad hoc nei contratti sottoscritti con le società che offrono a TRADECORP ITALIA la prestazione lavorativa di tali soggetti (le quali si qualificano pertanto come “Terzi” ai fini sopraindicati) e, dall’altro lato, attraverso una specifica attività di induction, avente ad oggetto i contenuti essenziali del Decreto, del Modello adottato dalla Società e dei Codici di Condotta del Gruppo Rovensa.

Alla luce di quanto precede, ai seguenti termini dovrà essere attribuito il significato di seguito indicato:

Soggetti Apicali: indica le persone che rivestono funzioni di rappresentanza, amministrazione o di direzione della Società o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale, nonché le persone che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo dello stesso.

Subordinati: indica i soggetti sottoposti alla direzione o vigilanza dei Soggetti Apicali e che devono eseguire in posizione subordinata le direttive di questi ultimi o che sono sottoposti alla loro vigilanza.

Destinatari: indica i Soggetti Apicali sui quali la Società può esercitare un potere di controllo di natura datoriale o ad esso sostanzialmente assimilabile e i Subordinati.

Altri Destinatari: indica i Soggetti Apicali sui quali la Società non può esercitare un potere di controllo di natura datoriale o ad esso sostanzialmente assimilabile e nei confronti dei quali l’osservanza del Modello è richiesta all’atto della relativa nomina (ivi inclusi gli amministratori, gli amministratori di fatto, i liquidatori eventualmente nominati, il i componenti dell’Organo di controllo).

Outsourcer: indica le persone fisiche, diverse dai Dipendenti, messe a disposizione di TRADECORP ITALIA da Terzi (come di seguito definiti) con cui la Società sottoscrive specifici contratti di servizi.

Terzi: indica congiuntamente tutte le persone fisiche e giuridiche che non sono né Destinatari, né Altri Destinatari, né Outsourcer e alle quali l’osservanza del Modello è richiesta attraverso l’imposizione di vincoli contrattuali a ciò finalizzati. A titolo meramente esemplificativo e non esaustivo rientrano in tale categoria:

• tutti coloro che intrattengono con TRADECORP ITALIA un rapporto di lavoro di natura non subordinata (ad es., i consulenti, i collaboratori a progetto, i lavoratori somministrati, ecc.);
• i collaboratori a qualsiasi titolo;
• i contraenti e i partner commerciali;
• i fornitori di servizi;
• i procuratori, gli agenti e tutti coloro che agiscono in nome e/o per conto della Società;
• i soggetti cui sono assegnati, o che comunque svolgono, funzioni e compiti specifici in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

2. IL DECRETO LEGISLATIVO N. 231/2001

2.1 L’introduzione della c.d. responsabilità amministrativa da reato

In esecuzione della delega conferita con la Legge 29 settembre 2000, n. 300, il Legislatore italiano ha emanato, in data 8 giugno 2001, il D.lgs. n. 231/2001 (di seguito, per brevità, anche solo “Decreto”), avente ad oggetto la “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica”.

Per effetto dell’entrata in vigore del Decreto, la normativa italiana in materia di responsabilità delle persone giuridiche è stata adeguata alle prescrizioni contenute in alcune Convenzioni Internazionali già sottoscritte dal nostro Paese^[1].

Fino all’emanazione del Decreto, era normativamente escluso che una società potesse assumere la veste di indagato/imputato nell’ambito di un procedimento penale.

Con l’introduzione del Decreto è stato superato il principio secondo cui “societas delinquere non potest” ed è stato introdotto, a carico degli enti (di seguito, per brevità, collettivamente indicati come “Enti” e singolarmente come “Ente”; sono esclusi lo Stato, gli enti pubblici territoriali, gli enti pubblici non economici e quelli che svolgono funzioni di rilievo costituzionale), un regime di responsabilità amministrativa (invero, dal punto di vista pratico assimilabile ad una responsabilità penale), che si affianca a quella della persona fisica che ha agito quale autore materiale del reato.

2.2. I presupposti oggettivi della responsabilità amministrativa da reato

L’art. 5 del Decreto individua i criteri oggettivi di imputazione del reato all’Ente, prevedendo tre condizioni in presenza delle quali è consentito ricondurre il reato commesso dalla persona fisica all’Ente medesimo:

1. l’appartenenza della persona fisica che ha materialmente commesso il fatto all’Ente, quale soggetto in posizione apicale o subordinata;
2. la commissione del reato nell’interesse o a vantaggio dell’Ente;

• l’autore del reato non deve avere agito nell’interesse esclusivo proprio o di terzi.

Con specifico riferimento al punto i. che precede, l’art. 5, comma 1, del Decreto – in virtù della teoria della c.d. immedesimazione organica – statuisce che l’Ente è responsabile per i reati commessi nel suo interesse o a suo vantaggio:

1. da persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell’Ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale, nonché da persona che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo (di seguito denominati “Soggetti Apicali”);
2. da persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti di cui alla lettera a) (di seguito denominati “Subordinati”).

Con riferimento ai soggetti di cui alla lettera a) che precede, il Decreto non richiede che la posizione apicale sia rivestita “in via formale”, essendo sufficiente l’esercizio “di fatto” delle funzioni di gestione e di controllo (come rilevato dalla Relazione Ministeriale al Decreto, è necessario che siano esercitate entrambe).

Inoltre, a mente del Decreto, la responsabilità dell’Ente sussiste anche se l’autore del reato non è stato identificato, pur essendo certamente riconducibile nelle categorie di soggetti contemplati alle lettere a) e b) dell’art. 5 del Decreto, nonché allorquando il reato sia estinto nei confronti del reo persona fisica per una causa diversa dall’amnistia.

L’“interesse” dell’Ente presuppone sempre una verifica ex ante del comportamento tenuto dalla persona fisica, mentre il “vantaggio”, che può essere tratto dall’Ente anche quando la persona fisica non abbia agito nel suo interesse, richiede sempre una verifica ex post.

“Interesse” e “vantaggio” hanno ciascuno una specifica e autonoma rilevanza, in quanto può ben accadere che una condotta interessata possa risultare a posteriori non affatto vantaggiosa (il presupposto normativo della commissione dei reati “nel suo interesse o a suo vantaggio” non contiene un’endiadi, perché i termini hanno riguardo a concetti giuridicamente diversi, potendosi distinguere un interesse a monte per effetto di un indebito arricchimento, in conseguenza dell’illecito, da un vantaggio obiettivamente conseguito con la commissione del reato, seppure non prospettato ex ante, sicché l’interesse e il vantaggio sono in concorso reale: Cass. Pen., Sez. IV, Sent. 9 agosto 2018, n. 38363).

Di converso, l’Ente non risponde se le persone allo stesso riconducibili – siano esse in posizione apicale o subordinata – hanno agito nell’interesse esclusivo proprio o di terzi.

La responsabilità dell’Ente deve, altresì, escludersi “qualora questo riceva comunque un vantaggio dalla condotta illecita posta in essere dalla persona fisica, laddove risulti che il reo ha agito “nell’interesse esclusivo proprio o di terzi [..]: in tale evenienza, infatti, si tratterebbe di un vantaggio “fortuito”, come tale non attribuibile alla volontà dell’ente” (Cass. Pen., Sez. I, Sent. 29 ottobre 2015, n. 43689).

Il riferimento è a tutte quelle situazioni in cui, evidentemente, il reato commesso dalla persona fisica non è in alcun modo riconducibile all’Ente, poiché non realizzato neppure in parte nell’interesse di quest’ultimo (in tali ipotesi, il Giudice non è tenuto a verificare se l’Ente ha tratto o meno un vantaggio).

Di converso, determinerà semplicemente una riduzione della risposta sanzionatoria comminabile alla persona giuridica l’eventualità che l’autore del reato abbia commesso “il fatto nel prevalente interesse proprio o di terzi e l’ente non ne abbia ricavato vantaggio o ne abbia ricavato un vantaggio minimo” (art. 12, comma 1, del Decreto: la sanzione pecuniaria è ridotta della metà e non può comunque essere superiore a € 103.291,00).

2.3. I presupposti soggettivi della responsabilità amministrativa da reato

Ai fini della configurabilità̀ della responsabilità̀ amministrativa da reato, il Decreto richiede non soltanto la riconduzione del reato all’Ente sul piano oggettivo, ma anche la possibilità di formulare un giudizio di rimproverabilità in capo all’Ente medesimo.

In tal senso, gli artt. 6 e 7 del Decreto individuano i criteri soggettivi di imputazione, prevedendo forme specifiche di esonero della responsabilità amministrativa dell’Ente.

In particolare, a mente dell’art. 6, comma 1, del Decreto nell’ipotesi in cui i fatti di reato siano ascrivibili a Soggetti Apicali, l’Ente non è ritenuto responsabile se prova che:

• ha adottato ed attuato, prima della commissione del fatto, un Modello idoneo a prevenire uno dei Reati Presupposto della specie di quello verificatosi;
• ha nominato un organismo, indipendente e con poteri autonomi, che vigili sul funzionamento e l’osservanza del Modello e ne curi l’aggiornamento (di seguito, “Organismo di Vigilanza” o per brevità “OdV” o anche “Organismo”);
• il Reato Presupposto è stato commesso eludendo fraudolentemente le misure previste nel Modello;
• non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’OdV.

Nella diversa ipotesi di reato commesso da Subordinati, l’adozione e l’efficace attuazione del Modello importa che l’Ente sia chiamato a rispondere nel caso in cui la commissione del Reato Presupposto sia stata resa possibile dall’inosservanza degli obblighi di direzione e vigilanza (combinato disposto dei commi 1 e 2 dell’art. 7 del Decreto).

Diversamente da quanto previsto per il reato commesso dal Soggetto Apicale, in questo caso, è onere dell’Accusa provare la mancata adozione e l’inefficace attuazione dei modelli.

In ultimo, va rilevato che, a mente dell’art. 23 del Decreto, l’Ente è responsabile anche nel caso di:

• inosservanza delle sanzioni interdittive, ovvero qualora, essendo stata applicata, ai sensi del Decreto, una sanzione o una misura cautelare interdittiva, l’Ente violi gli obblighi o i divieti ad esse inerenti;
• reati commessi all’estero da un soggetto funzionalmente legato all’Ente, a condizione che per gli stessi non proceda lo Stato del luogo in cui è stato commesso il reato.

2.4. I reati presupposto della responsabilità amministrativa degli Enti

La responsabilità amministrativa dell’Ente non è “legata” alla commissione di qualsivoglia reato, in quanto la stessa può configurarsi esclusivamente in relazione alle fattispecie penali espressamente richiamate dal Decreto e dalla Legge n. 146/2006. Invero, in ossequio al principio di legalità di cui all’art. 2 del Decreto, la responsabilità dell’Ente sussiste soltanto in caso di commissione di specifiche tipologie di reati c.d. presupposto (di seguito, per brevità, anche i “Reati Presupposto”).

Rispetto al nucleo originario di fattispecie rilevanti introdotto nel 2001, l’elencazione dei Reati Presupposto della responsabilità dell’Ente è stata notevolmente ampliata (Allegato n. 1 al presente Modello) ed è in continua espansione^[2].

Tra le ultime integrazioni del catalogo dei Reati Presupposto, si segnalano:

• la Legge 9 gennaio 2019, n. 3, recante “Misure per il contrasto dei reati contro la pubblica amministrazione, nonché in materia di prescrizione del reato e in materia di trasparenza dei partiti e movimenti politici” (cd. Spazza Corrotti), che ha introdotto il “Traffico di influenze illecite” ex art. 346 bis cod. pen. (così come modificato dalla medesima novella legislativa) tra i reati presupposto di cui all’art. 25 del Decreto, nonché inasprito l’apparato sanzionatorio per l’ente in caso di commissione dei reati contro la Pubblica Amministrazione. Il provvedimento normativo in parola si segnala anche per aver reso perseguibili ex officio i delitti di “Corruzione tra privati” e Istigazione alla corruzione tra privati”;
• la Legge 3 maggio 2019, n. 39, recante la “Ratifica ed esecuzione della Convenzione del Consiglio d’Europa sulle manipolazioni sportive, fatta a Magglingen il 18 settembre 2014”, che ha introdotto tra i reati presupposto le fattispecie di “Frode in competizioni sportive” e di “Esercizio abusivo di gioco o di scommessa e giochi d’azzardo esercitati a mezzo di apparecchi vietati”, richiamandole al nuovo art. 25 quaterdecies del Decreto;
• la Legge 18 dicembre 2019, n. 105, recante misure urgenti in materia di perimetro di sicurezza nazionale cibernetica, che ha introdotto all’interno dei reati presupposto richiamati dall’art. 24 bis del Decreto la fattispecie di “Violazione delle norme in materia di Perimetro di sicurezza nazionale cibernetica”, di cui all’art. 1 comma 11, della Legge 105/2019;
• la Legge 19 dicembre 2019, n. 157, che ha convertito con emendamenti il D.L. 26 ottobre 2019, n. 124, recante “Disposizioni urgenti in materia fiscale e per esigenze indifferibili”, che ha comportato l’inserimento nel D.Lgs. n. 231/2001 dell’art. 25-quinquiesdecies, rubricato “Reati tributari”, che estende la responsabilità da reato degli enti alla dichiarazione fraudolenta mediante uso di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti (art. 2 D.Lgs. n. 74/2000), alla dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici (art. 3 D.Lgs. n. 74/2000), all’emissione di fatture per operazioni inesistenti (art. 8 D.Lgs. n. 74/2000), all’occultamento o distruzione di documenti contabili (art. 10 D.Lgs. n. 74/2000) e alla sottrazione fraudolenta al pagamento delle imposte (art. 11 D.Lgs. n. 74/2000);

• il Decreto Legislativo 14 luglio 2020 n. 75, recante “Attuazione della direttiva (UE) 2017/1371, relativa alla lotta contro la frode che lede gli interessi finanziari dell’Unione mediante il diritto penale” che ha introdotto tra i reati presupposto le seguenti fattispecie: i. “Frode nelle pubbliche forniture” (art. 356 cod. pen., richiamato all’art. 24 del D.Lgs. 231/2001), ii. “Peculato”, “Peculato mediante profitto dell’errore altrui“ e “Abuso d’ufficio” (rispettivamente ex 314, comma 1, 316, 323 cod. pen., richiamati all’art. 25 del D.Lgs. 231/2001), iii. “Dichiarazione infedele”, “Omessa dichiarazione” e “Indebita compensazione” (ex artt. 4, 5 e 10 quater del D.lgs. 74/2000, commessi anche in parte nel territorio di un altro Stato membro dell’Unione europea allo scopo di evadere l’Iva, richiamati all’art. 25 quinquiesdecies del D.Lgs. 231/2001); iv. Reati di contrabbando di cui al D.P.R. n. 43 del 1973 (richiamati al nuovo art. 25 sexiesdecies del D.Lgs. 231/2001);
• il Decreto legislativo 8 novembre 2021 n. 184, recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/713 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 17 aprile 2019, relativa alla lotta contro le frodi e le falsificazioni di mezzi di pagamento diversi dai contanti e che sostituisce la decisione quadro 2001/413/GAI del Consiglio”, in vigore dal 14 dicembre 2021, che: i. ha introdotto tra i reati presupposto le fattispecie di “Indebito utilizzo e falsificazione di strumenti di pagamento diversi dai contanti” (art. 493 ter pen.), “Detenzione e diffusione di apparecchiature, dispositivi o programmi informatici diretti a commettere reati riguardanti strumenti di pagamento diversi dai contanti” (art. 493 quater cod. pen.), “Frode informatica” (se il fatto produce un trasferimento di denaro, di valore monetario o di valuta virtuale o è commesso con abuso della qualità di operatore del sistema) (art. 640 ter cod. pen.), nonché “ogni altro delitto contro la fede pubblica, contro il  patrimonio  o  che comunque offende il patrimonio previsto dal codice penale, quando  ha ad oggetto strumenti di pagamento diversi dai contanti”, richiamati al nuovo art. 25 octies.1 del D.lgs. 231/2001; ii. modificato il reato presupposto di cui all’art. 640 ter cod. pen. (“Frode informatica”), richiamato all’art. 24 del D.lgs. 231/2001;
• il Decreto Legislativo 8 novembre 2021 n. 195, recante “Attuazione della direttiva (UE) 2018/1673 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla lotta al riciclaggio mediante diritto penale”, in vigore dal 15 dicembre 2021, che ha modificato i reati presupposto di “Ricettazione” (art. 648 cod. pen.), “Riciclaggio” (art. 648 bis pen.), “Impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita” (art. 648 ter cod. pen.) e “Autoriciclaggio” (art. 648 ter.1 cod. pen.), richiamati all’art. 25 octies del D.lgs. 231/2001;
• la Legge n. 238 del 23 dicembre 2021 (c.d. Legge Europea) – entrata in vigore in data 1° febbraio 2022 – recante disposizioni per l’adempimento degli obblighi derivanti dall’appartenenza dell’Italia all’Unione Europea, la quale ha apportato – tra le altre – alcune modifiche ai reati presupposto di cui agli artt. 24 bis (Delitti informatici e di trattamento illecito di dati), 25-quinquies (Delitti contro la personalità individuale) e 25-sexies (Reati di market abuse) del D.Lgs. 231/2001;
• la Legge 9 marzo 2022, n. 22recante “Disposizioni in materia di reati contro il patrimonio culturale”, che ha introdotto tra i reati presupposto le fattispecie di “Furto di beni culturali” (art. 518 bisp.), “Appropriazione indebita di beni culturali” (art. 518 ter c.p.), “Ricettazione di beni culturali” (art. 518 quater c.p.), “Falsificazione in scrittura privata relativa a beni culturali”(art. 518 octies c.p.), “Violazioni in materia di alienazione di beni culturali” (art. 518 novies c.p.), “Importazione illecita di beni culturali” (art. 518 decies c.p.), “Uscita o esportazione illecite di beni culturali” (art. 518 undecies c.p.), “Distruzione, dispersione, deterioramento, deturpamento, imbrattamento e uso illecito di beni culturali o paesaggistici” (art. 518 duodecies c.p.), “Contraffazione di opere d’arte” (art. 518 quaterdecies c.p.), richiamate al nuovo art. 25 septiesdecies del Decreto 231, nonché di “Riciclaggio di beni culturali” (art. 518 sexies c.p.) e “Devastazione e saccheggio di beni culturali e paesaggistici” (art. 518 terdecies c.p.), richiamate al nuovo art. 25- duodevicies del D.lgs. 231/2001.

Tanto chiarito, occorre evidenziare che a mente dell’art. 26 del Decreto, l’Ente è ritenuto responsabile dei reati sopra indicati (a eccezione delle fattispecie di cui all’art. 25 septies del Decreto) anche nell’ipotesi in cui gli stessi siano stati realizzati in forma tentata.

Si configura il tentativo nel caso del compimento di atti idonei diretti in modo non equivoco a commettere un delitto, se l’azione non si compie o l’evento non si verifica (cfr. art. 56 cod. pen.).

Nelle ipotesi di commissione dei delitti indicati nel Capo I del Decreto (artt. da 24 a 25 duodevicies, a eccezione dell’art. 25 septies del Decreto) nelle forme del tentativo, le sanzioni pecuniarie (quanto a importo) e, laddove applicabili, le sanzioni interdittive (quanto a durata) sono ridotte da un terzo alla metà (cfr. art. 26, comma 2, del Decreto).

L’irrogazione di sanzioni è, invece, preclusa nei casi in cui l’Ente impedisca volontariamente il compimento dell’azione o la realizzazione dell’evento (cd. desistenza volontaria, cfr. art. 26, comma 2, del Decreto). In tale circostanza, l’esclusione delle sanzioni si giustifica in ragione dell’elisione di ogni rapporto di immedesimazione tra l’Ente e i soggetti che agiscono in nome e per conto dello stesso.

2.5 Le sanzioni previste dal Decreto

In caso di commissione dei Reati Presupposto da parte dei soggetti elencati all’art. 5 del Decreto, l’Ente potrà subire l’irrogazione di alcune sanzioni altamente penalizzanti.

Ai sensi dell’art. 9 del Decreto, le tipologie di sanzioni applicabili (denominate amministrative), sono le seguenti:

• sanzioni pecuniarie (artt. 10 – 12 del Decreto): si applicano sempre per ogni illecito amministrativo e hanno natura afflittiva e non risarcitoria. Dell’obbligazione per il pagamento della sanzione pecuniaria ne risponde solo l’ente con il suo patrimonio o con il fondo comune.

Le sanzioni sono calcolate in base ad un sistema “per quote in un numero non inferiore a cento né superiore a mille”, la cui commisurazione viene determinata dal Giudice sulla base della gravità del fatto e del grado di responsabilità dell’Ente, dall’attività svolta dall’Ente per eliminare o attenuare le conseguenze del fatto illecito e per prevenire la commissione di ulteriori illeciti; ogni singola quota va da un minimo di Euro 258,23 ad un massimo di Euro 1.549,37.

L’importo di ogni quota viene determinato dal Giudice, tenendo in considerazione le condizioni economiche e patrimoniali dell’Ente; l’ammontare della sanzione pecuniaria, pertanto, viene determinata per effetto della moltiplicazione del primo fattore (numero di quote) per il secondo (importo della quota).

Come affermato al punto 5.1. della Relazione al Decreto, “Quanto alle modalità di accertamento delle condizioni economiche e patrimoniali dell’ente, il giudice potrà avvalersi dei bilanci o delle altre scritture comunque idonee a fotografare tali condizioni. In taluni casi, la prova potrà essere conseguita anche tenendo in considerazione le dimensioni dell’ente e la sua posizione sul mercato. (…) Il giudice non potrà fare a meno di calarsi, con l’ausilio di consulenti, nella realtà dell’impresa, dove potrà attingere anche le informazioni relative allo stato di solidità economica, finanziaria e patrimoniale dell’ente”.

L’articolo 12, D.lgs. 231/01, prevede una serie di casi in cui la sanzione pecuniaria viene ridotta. Essi sono schematicamente riassunti nella seguente tabella, con indicazione della riduzione apportata e dei presupposti per l’applicazione della riduzione stessa.

• sanzioni interdittive (artt. da 13 a 17 del Decreto): si applicano solo nei casi in cui sono espressamente previste e sono (art. 9, comma 2 del Decreto):
• l’interdizione dall’esercizio dell’attività;
• la sospensione o la revoca delle autorizzazioni, licenze o concessioni funzionali alla commissione dell’illecito;
• il divieto di contrattare con la Pubblica Amministrazione, salvo che per l’ottenimento di un servizio pubblico; tale divieto può essere limitato anche a determinati tipi di contratto o a determinate amministrazioni;
• l’esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi e l’eventuale revoca di quelli concessi;
• il divieto di pubblicizzare beni o servizi.

Le sanzioni interdittive hanno la caratteristica di limitare o condizionare l’attività sociale, e nei casi più gravi arrivano a paralizzare l’Ente (interdizione dall’esercizio dell’attività); esse hanno, altresì, la finalità di prevenire comportamenti connessi alla commissione di reati.

L’art. 45 del Decreto, infatti, prevede l’applicazione delle sanzioni interdittive indicate nell’art. 9, comma 2 in via cautelare quando sussistono gravi indizi per ritenere la sussistenza della responsabilità dell’ente per un illecito amministrativo dipendente da reato e vi sono fondati e specifici elementi che fanno ritenere concreto il pericolo che vengano commessi illeciti della stessa indole di quello per il quale si procede.

Tali sanzioni si applicano nei casi espressamente previsti dal Decreto (art. 13) quando ricorre almeno una delle seguenti condizioni:

• l’Ente ha tratto dal reato un profitto di rilevante entità e il reato è stato commesso da soggetti in posizione apicale ovvero da soggetti sottoposti all’altrui direzione e, in questo caso, la commissione del reato è stata determinata o agevolata da gravi carenze organizzative;
• in caso di reiterazione degli illeciti[3].

In generale, le sanzioni interdittive hanno una durata non inferiore a tre mesi e non superiore a due anni; fanno tuttavia eccezione, per effetto delle modifiche apportate dalla Legge n. 3/2019 (cd. Legge Spazzacorrotti) i casi di condanna per i reati contemplati all’art. 25, comma 2 e 3 del D.lgs. 231/2001 (Concussione, Corruzione propria, Induzione indebita a dare o a promettere utilità, Corruzione in atti giudiziari), in relazione ai quali la sanzione interdittiva applicabile ha durata “non inferiore a quattro anni e non superiore a sette anni” ove il reato presupposto sia stato commesso da un soggetto apicale ovvero durata “non inferiore a due anni e non superiore a quattro anni” ove il reato presupposto sia stato, invece, commesso da un soggetto sottoposto alla direzione e controllo del soggetto apicale^[4]. Inoltre, in deroga alla regola della temporalità, è possibile l’applicazione in via definitiva delle sanzioni interdittive, nelle situazioni più gravi descritte nell’art. 16 del Decreto.

Deve, infine, ricordarsi che l’art. 23 del Decreto punisce l’inosservanza delle sanzioni interdittive, che si realizza qualora all’Ente sia stata applicata, ai sensi del Decreto, una sanzione o una misura cautelare interdittiva e, nonostante ciò, lo stesso trasgredisca agli obblighi o ai divieti ad esse inerenti.

• confisca (art. 19 del Decreto): è una sanzione autonoma e obbligatoria che si applica con la sentenza di condanna nei confronti dell’Ente, e ha per oggetto il prezzo o il profitto del reato (salvo per la parte che può essere restituita al danneggiato), ovvero, se ciò non è possibile, somme di denaro o altre utilità di valore equivalente al prezzo o al profitto del reato (cd. confisca di valore o per equivalente); sono fatti salvi i diritti acquisiti dal terzo in buona fede.

Lo scopo è quello di impedire che l’Ente sfrutti comportamenti illeciti ai fini di “lucro”.

L’art. 53 del Decreto prevede la possibilità di disporre il sequestro preventivo finalizzato alla confisca dei beni dell’Ente che costituiscono il prezzo o il profitto del reato in presenza delle condizioni di legge; si applica la procedura prevista dagli artt. 321 e seguenti cod. proc. pen. in tema di sequestro preventivo;

• pubblicazione della sentenza (art. 18 del Decreto): può essere disposta quando all’Ente viene applicata una sanzione interdittiva. La pubblicazione è a spese dell’Ente ed è eseguita dalla cancelleria del Giudice; lo scopo è quello di portare a conoscenza del pubblico la sentenza di condanna.

Dal punto di vista generale, è opportuno precisare che l’accertamento della responsabilità dell’Ente, nonché la determinazione dell’an e del quantum della sanzione, sono attribuiti al Giudice penale competente per il procedimento relativo ai reati dai quali dipende la responsabilità amministrativa.

2.6           Le misure cautelari

Il Decreto prevede la possibilità di applicare all’Ente le sanzioni interdittive previste dall’art. 9, comma 2, anche a titolo di misura cautelare.

Le misure cautelari rispondono a un’esigenza di cautela processuale, essendo applicabili nel corso del procedimento e quindi nei confronti di un soggetto che riveste la qualifica di sottoposto alle indagini o imputato, ma che non ha ancora subito una sentenza di condanna. Per tale motivo, le misure cautelari possono essere disposte, su richiesta del Pubblico Ministero, in presenza di determinate condizioni.

L’art. 45 del Decreto indica i presupposti per l’applicazione delle misure cautelari condizionandone il ricorso alla sussistenza di “gravi indizi di colpevolezza” sulla responsabilità dell’ente, così ricalcando la disposizione contenuta nell’art. 273, comma 1, cod. proc. pen.

La valutazione dei “gravi indizi” riferita all’applicabilità delle misure cautelari a norma dell’art. 45 del Decreto deve tenere conto:

• della fattispecie complessa di illecito amministrativo imputabile all’Ente;
• del rapporto di dipendenza con il Reato Presupposto;
• della sussistenza dell’interesse o del vantaggio per l’Ente.

Il procedimento applicativo delle misure cautelari è modellato su quello delineato dal codice di procedura penale, seppure con alcune deroghe.

Il Giudice competente a disporre la misura, su richiesta del Pubblico Ministero, è il Giudice procedente, ovvero, nella fase delle indagini preliminari, il Giudice per le Indagini Preliminari. L’ordinanza applicativa è quella prevista dall’art. 292 cod. proc. pen., norma espressamente richiamata nell’art. 45 del Decreto 231.

Il Giudice, ricevuta la richiesta del Pubblico Ministero, fissa una udienza camerale ad hoc per discutere dell’applicazione della misura; a tale udienza partecipano, oltre al Pubblico Ministero, l’Ente e il suo difensore, i quali, prima dell’udienza, possono accedere al fascicolo del Pubblico Ministero e visionare gli elementi sui quali si fonda la richiesta.

2.7 Presupposti e finalità dell’adozione e dell’attuazione di un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo

In linea generale, le modalità per la costruzione di un valido Modello sono individuate dall’art. 6 del Decreto, il quale, ai commi 2 e 2 bis^[5], prevede che lo stesso debba rispondere alle seguenti esigenze:

1. individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi i Reati Presupposto;
2. prevedere specifici protocolli volti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’Ente in relazione ai Reati Presupposto da prevenire;
3. individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee a prevenire i Reati Presupposto;
4. prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’OdV;
5. prevedere uno o più canali che consentano ai Soggetti Apicali e ai Subordinati di presentare, a tutela dell’integrità dell’ente, segnalazioni circostanziate di condotte illecite, rilevanti ai sensi del Decreto e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del Modello, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte; tali canali garantiscono la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione della segnalazione^[6];
6. prevedere almeno un canale alternativo di segnalazione idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante^[7];
7. in relazione alle segnalazioni di cui alle precedenti lettere e) ed f), prevedere almeno il divieto di atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione^[8];
8. introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate dal Modello (di seguito, per brevità, anche il “Sistema Disciplinare”), nonché con specifico riferimento alle segnalazioni di cui alle precedenti lettere e) ed f), sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante e di chi effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano infondate^[9]..

I commi 3 e 4 dell’art. 7 del Decreto prevedono, inoltre, che:

• il Modello deve prevedere misure idonee, sia a garantire lo svolgimento dell’attività nel rispetto della legge, sia a scoprire tempestivamente situazioni di rischio, tenendo in considerazione il tipo di attività svolta nonché la natura e la dimensione dell’organizzazione;
• l’efficace attuazione del Modello richiede una verifica periodica e la modifica dello stesso qualora siano scoperte significative violazioni delle prescrizioni di legge o qualora intervengano significativi mutamenti nell’organizzazione o normativi; assume rilevanza, altresì, l’esistenza di un idoneo Sistema Disciplinare.

Inoltre, con specifico riferimento alla efficacia preventiva del Modello con riferimento ai reati (colposi) in materia di salute e sicurezza sul lavoro, l’art. 30 del D. Lgs. n. 81/2008 statuisce che “il Modello di organizzazione e di gestione idoneo ad avere efficacia esimente della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica di cui al Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231, deve essere adottato ed efficacemente attuato, assicurando un sistema aziendale per l’adempimento di tutti gli obblighi giuridici relativi:

• al rispetto degli standard tecnico-strutturali di legge relativi a attrezzature, impianti, luoghi di lavoro, agenti chimici, fisici e biologici;
• alle attività di valutazione dei rischi e di predisposizione delle misure di prevenzione e protezione conseguenti;
• alle attività di natura organizzativa, quali emergenze, primo soccorso, gestione degli appalti, riunioni periodiche di sicurezza, consultazioni dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza;
• alle attività di sorveglianza sanitaria;
• alle attività di informazione e formazione dei lavoratori;
• alle attività di vigilanza con riferimento al rispetto delle procedure e delle istruzioni di lavoro in sicurezza da parte dei lavoratori;
• alla acquisizione di documentazioni e certificazioni obbligatorie di legge;
• alle periodiche verifiche dell’applicazione e dell’efficacia delle procedure adottate”.

Sempre a mente del citato art. 30 del D. Lgs. n. 81/2008, “il Modello organizzativo e gestionale deve prevedere idonei sistemi di registrazione dell’avvenuta effettuazione delle attività. Il Modello organizzativo deve in ogni caso prevedere, per quanto richiesto dalla natura e dimensioni dell’organizzazione e dal tipo di attività svolta, un’articolazione di funzioni che assicuri le competenze tecniche e i poteri necessari per la verifica, valutazione, gestione e controllo del rischio, nonché un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello. Il Modello organizzativo deve altresì prevedere un idoneo sistema di controllo sull’attuazione del medesimo Modello e sul mantenimento nel tempo delle condizioni di idoneità delle misure adottate. Il riesame e l’eventuale modifica del Modello organizzativo devono essere adottati, quando siano scoperte violazioni significative delle norme relative alla prevenzione degli infortuni e all’igiene sul lavoro, ovvero in occasione di mutamenti nell’organizzazione e nell’attività in relazione al progresso scientifico e tecnologico”.

La disposizione sopra riportata prevede che, in sede di prima applicazione, i modelli di organizzazione aziendale definiti conformemente alle Linee guida UNI-INAIL per un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro (SGSL) del 28 settembre 2001 o al British Standard OHSAS 18001:2007 si presumono conformi ai requisiti di cui all’articolo per le parti corrispondenti. Attualmente la norma OHSAS 18001:2007 è stata sostituita dalla normativa ISO 4500:2018.

È bene precisare che, sotto un profilo formale, l’adozione ed efficace attuazione di un Modello non costituisce un obbligo, ma unicamente una facoltà per gli Enti, i quali ben potrebbero decidere di non conformarsi al disposto del Decreto senza incorrere, per ciò solo, in alcuna sanzione.

A ben vedere, tuttavia, l’adozione ed efficace attuazione di un Modello idoneo è, per gli Enti, un presupposto irrinunciabile per poter beneficiare dell’esimente prevista dal Legislatore.

In ogni caso, va evidenziato che, se adottato, il Modello non è da intendersi quale strumento statico; di converso, deve essere considerato quale apparato dinamico che permette all’Ente di eliminare, attraverso una corretta e mirata implementazione dello stesso nel corso del tempo, eventuali mancanze che, al momento della sua creazione, non era possibile individuare.

3. I PARAMETRI DI RIFERIMENTO: LE LINEE GUIDA ELABORATE DALLE ASSOCIAZIONI DI CATEGORIA

L’art. 6, comma 3, del Decreto prevede che il Modello possa essere adottato sulla base di codici di comportamento, redatti dalle Associazioni di categoria rappresentative degli Enti, comunicati al Ministero di Giustizia, il quale può formulare osservazioni

Nella predisposizione del presente Modello la Società si è ispirata, innanzitutto alle “Linee Guida per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo ex D. Lgs. n. 231/2001” emanate dalla CONFINDUSTRIA (di seguito solo “Linee Guida di Confindustria”), da ultimo aggiornate nel marzo 2014.

Le Linee Guida di Confindustria per la costruzione dei Modelli forniscono alle associazioni e alle imprese – affiliate o meno all’Associazione – indicazioni di tipo metodologico su come predisporre un modello organizzativo idoneo a prevenire la commissione dei reati indicati nel Decreto.

Le indicazioni di tale ultimo documento, avente una valenza riconosciuta anche dal Decreto, possono essere schematizzate secondo i seguenti punti fondamentali:

• individuazione delle aree di rischio, volte a verificare in quale area/settore aziendale sia possibile la realizzazione dei reati previsti dal D. Lgs. n. 231/2001;
• individuazione delle modalità di commissione degli illeciti;
• esecuzione del risk assessment;
• individuazione dei punti di controllo tesi a mitigare il rischio reato;
• gap analysis.

Le componenti più rilevanti del sistema di controllo ideato da Confindustria sono:

• codice etico e di condotta;
• sistema organizzativo;
• procedure manuali ed informatiche;
• poteri autorizzativi e di firma;
• sistemi di controllo e gestione;
• comunicazione al personale e sua formazione.

Le predette componenti devono essere orientate ai seguenti principi:

• verificabilità, documentabilità, coerenza e congruenza di ogni operazione;
• applicazione del principio di separazione delle funzioni (nessuno può gestire in autonomia un intero processo);
• documentazione dei controlli;
• previsione di un adeguato sistema sanzionatorio per la violazione delle procedure previste dal modello;
• individuazione dei requisiti dell’organismo di vigilanza, riassumibili come segue:
  • autonomia e indipendenza;
  • professionalità;
  • continuità di azione.
• creazione di flussi informativi da e verso l’Organismo di Vigilanza.

In ogni caso, preme evidenziare che la mancata conformità a punti specifici delle Linee Guida non inficia di per sé la validità del Modello, trattandosi di indicazioni di natura generale, che richiedono un successivo adattamento alla specifica realtà dell’Ente nel quale andranno a operare.

Invero, ogni Modello va costruito tenendo presenti le caratteristiche proprie dell’impresa cui si applica. Il rischio reato di ogni impresa, difatti, è strettamente connesso al settore economico, dalla complessità organizzativa – non solo dimensionale – dell’impresa e dell’area geografica in cui essa opera.

Ciò comporta che il Modello può ben discostarsi da quanto previsto nelle “Linee Guida”, avendo quest’ultime carattere generale e meramente indicativo.

Infine, rappresentano un parametro di riferimento nella redazione del presente Modello, i contenuti del Codice di Condotta del Gruppo ROVENSA, delle policy, delle direttive e delle linee guida emanate dal Gruppo ROVENSA.

4. IL MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO DI TRADECORP ITALIA S.R.L.

4.1           Le finalità del presente Modello

Il presente Modello tiene conto della realtà imprenditoriale di TRADECORP ITALIA e rappresenta un valido strumento di sensibilizzazione ed informazione dei Destinatari, degli Altri Destinatari, degli Outsources e dei Terzi in genere.

Tutto ciò affinché i predetti soggetti seguano, nell’espletamento delle proprie attività, comportamenti corretti e trasparenti in linea con i valori cui si ispira TRADECORP ITALIA nel perseguimento del proprio oggetto sociale e tali comunque da prevenire il rischio di commissione dei reati previsti dal Decreto.

Il presente Modello è stato predisposto della Società sulla base dell’individuazione delle aree di possibile rischio nell’attività aziendale al cui interno si ritiene più alta la possibilità che siano commessi i reati e si propone come finalità quelle di:

1. predisporre un sistema di prevenzione e controllo finalizzato alla riduzione del rischio di commissione dei reati connessi all’attività aziendale;
2. rendere tutti coloro che operano in nome e per conto della Società, e, in particolare, quelli impegnati nelle “aree di attività a rischio”, consapevoli di poter incorrere, in caso di violazione delle disposizioni in esso riportate, in un illecito passibile di sanzioni, sul piano penale ed amministrativo, non solo nei propri confronti ma anche nei confronti della Società;
3. informare tutti coloro che operano con la Società che la violazione delle prescrizioni contenute nel presente Modello comporterà l’applicazione di apposite sanzioni quali, ad esempio, la risoluzione del rapporto contrattuale;
4. confermare che la Società non tollera comportamenti illeciti, di qualsiasi tipo ed indipendentemente da qualsiasi finalità e che, in ogni caso, tali comportamenti sono sempre e comunque contrari ai principi cui è ispirata l’attività imprenditoriale della Società, anche qualora la Società fosse apparentemente in condizione di trarne vantaggio.

4.2.          La costruzione del Modello e la sua adozione

Sulla scorta anche delle indicazioni contenute nelle Linee Guida di Confindustria, nei mesi che hanno preceduto l’attività di aggiornamento del Modello, TRADECORP ITALIA ha costituito un Gruppo di Lavoro, composto da risorse della Società e supportato da professionisti esterni con specifiche competenze per le materie rilevanti e oggetto della normativa di riferimento. Tale Gruppo di Lavoro ha avuto come scopo lo svolgimento di attività di mappatura delle aree a rischio, nonché di identificazione e valutazione dei rischi relativi alla fattispecie di reato oggetto della normativa e del relativo Sistema di Controllo Interno. La Società ha redatto, sulla base dei risultati di tali attività, il presente Modello.

La redazione del presente Modello si è articolata nelle fasi di seguito descritte:

1. esame preliminare del contesto aziendale attraverso lo svolgimento di interviste con i soggetti informati nell’ambito della struttura aziendale al fine di individuare e specificare l’organizzazione e le attività eseguite dalle varie funzioni aziendali, nonché i processi aziendali nei quali le attività sono articolate e la loro concreta ed effettiva attuazione;
2. individuazione delle aree di attività e dei processi aziendali a “rischio” o strumentali alla commissione dei reati (d’ora innanzi, per brevità, cumulativamente indicate come le “Aree a Rischio Reato”), operata sulla base dell’esame preliminare del contesto aziendale di cui alla precedente lettera a);
3. identificazione, per ciascuna area a rischio, dei principali fattori di rischio, nonché la rilevazione, l’analisi e la valutazione dell’adeguatezza dei controlli aziendali esistenti;
4. identificazione dei punti di miglioramento nel Sistema di Controllo Interno;
5. adeguamento del Sistema di Controllo Interno al fine di ridurre ad un livello accettabile i rischi identificati.

Al termine delle suddette attività, è stato messo a punto dal Gruppo di Lavoro un elenco delle Aree a Rischio Reato, ovvero di quei settori della Società e/o processi aziendali rispetto ai quali è stato ritenuto astrattamente sussistente, alla luce dei risultati della mappatura, il rischio di commissione dei reati, tra quelli indicati dal Decreto, astrattamente riconducibili alla tipologia di attività svolta dalla Società, con riferimento ai quali è stata predisposta una specifica Parte Speciale (Parte Speciale 3 – Aree a Rischio e Controlli Esistenti).

[omissis]

Il Gruppo di Lavoro ha, quindi, provveduto alla rilevazione ed all’analisi dei controlli aziendali in essere – fase as-is – nonché alla identificazione dei punti di miglioramento, provvedendo con la formulazione di appositi suggerimenti tali da permettere la definizione di un piano di azione per far fronte alle relative tematiche.

Con riferimento alla L. n. 123/2007, che ha introdotto la responsabilità per alcune tipologie di reato connesse alla violazione delle norme sulla Salute e Sicurezza sul lavoro, la struttura organizzativa è stata sottoposta ad una specifica analisi, che come suggerito dalle Linee Guida, è stata condotta sull’intera struttura aziendale, poiché, rispetto ai reati di omicidio e lesioni colpose gravi o gravissime commessi con violazione delle norme di tutela della salute e sicurezza sul lavoro (di seguito, anche “SSL”), non è possibile escludere aprioristicamente alcun ambito di attività, atteso che tale casistica di reati può, di fatto, investire la totalità delle componenti aziendali. In via preliminare, il Gruppo di Lavoro ha provveduto a raccogliere ed analizzare la documentazione rilevante in materia di SSL (tra i quali i documenti di valutazione dei rischi, ecc.) necessaria sia alla comprensione della struttura organizzativa della Società e degli ambiti relativi alla SSL, sia alla definizione delle attività nei siti oggetto di analisi. Anche in questo caso sono state svolte interviste con i c.d. key people. Il Gruppo di Lavoro ha, in particolare, verificato le prescrizioni legali e similari applicabili alle attività ed ai luoghi e posti di lavoro.

4.2.1.       Il concetto di “rischio accettabile”

Nella predisposizione di un Modello di organizzazione e gestione, quale il presente, non può essere trascurato il concetto di rischio accettabile. È, infatti, imprescindibile stabilire, ai fini del rispetto delle previsioni introdotte dal D.Lgs. 231/01, una soglia che consenta di limitare la quantità e qualità degli strumenti di prevenzione che devono essere adottati al fine di impedire la commissione del reato.

Con specifico riferimento al meccanismo sanzionatorio introdotto dal Decreto, la soglia di accettabilità è rappresentata dall’efficace implementazione di un adeguato sistema preventivo che sia tale da non poter essere aggirato se non intenzionalmente, ovvero, ai fini dell’esclusione di responsabilità amministrativa dell’ente, le persone che hanno commesso il reato hanno agito eludendo fraudolentemente il Modello ed i controlli adottati dalla Società.

4.3.         La struttura del Modello

Il presente Modello è costituito da una “Parte Generale” e dalla“Parte Speciale”.

La “Parte Generale” contiene una overview sulla normativa di riferimento, sulla realtà dell’Ente e sulla sua attività, sul sistema di governance adottato, sul sistema di deleghe e procure, sulle procedure in essere, sulla funzione del Modello adottato e sui suoi principi ispiratori, sui compiti e il funzionamento dell’Organismo di Vigilanza, sui flussi informativi e i canali di gestione delle segnalazioni di violazioni, sulle sanzioni applicabili in caso di violazioni, sulle azioni di informazione/comunicazione/formazione dei destinatari e il necessario aggiornamento del Modello.

La “Parte Speciale” contiene la descrizione dei reati presupposto ex D.lgs. 231/2001 ritenuti rilevanti per l’Ente all’esito delle attività di risk assessment e delle relative modalità di commissione, l’indicazione dei principi comportamentali di carattere generale, la descrizione delle Aree a Rischio Reato e delle relative attività sensibili, le funzioni aziendali potenzialmente coinvolte, nonché i presidi organizzativi specifici definiti dall’Ente in ottica preventiva.

In particolare, la Parte Speciale risulta così strutturata:

• Parte Speciale 1– Reati Rilevanti, contenente la descrizione delle fattispecie di reato che possono essere astrattamente commesse in TRADECORP ITALIA e delle relative modalità di commissione;
• Parte Speciale 2 – Strumenti Generali di Controllo, contenente la descrizione dei principi di comportamento da rispettare al fine di mitigare il rischio di commissione dei reati;
• Parte Speciale 3 – Strumenti Specifici di controllo, contenente l’indicazione:
• delle Aree a Rischio Reato (anche strumentali, laddove individuate) e delle relative attività sensibili;
• dei/delle Direzioni/ Divisioni/Funzioni che operano all’interno di ciascuna Area a Rischio Reato (anche strumentale, laddove individuata);
• dei principali controlli in essere sulle singole Aree a Rischio Reato (anche strumentali, laddove individuate);
• dei flussi informativi specifici nei confronti dell’Organismo di Vigilanza.

Rispetto alle categorie di reato ritenute rilevanti e pertanto considerate nella Parte Speciale, è stato condotto uno specifico Risk Assessment, volto alla individuazione dei reati rilevanti per la Società, poiché potenzialmente realizzabili nell’interesse o a vantaggio di quest’ultima.

In particolare, il Gruppo di Lavoro, sulla base dell’esame della documentazione fornita dalla Società, ha individuato le fattispecie di reato astrattamente configurabili nell’esercizio della attività di impresa, provvedendo ad operare una distinzione per ciascuna ipotesi di reato presupposto a seconda del “rischio di verificazione” di ognuno di essi nel contesto aziendale (rischio “alto” – “medio” – “basso”).

I risultati del Risk Assessment, condotto, tra l’altro, sulla base dell’esame della struttura organizzativa, dello specifico settore di appartenenza e del sistema di controllo interno, sono stati riassunti nell’Allegato 2 al presente Modello e sono riportati nella Parte Speciale 1 – Reati Rilevanti, ai quali si rimanda per una più approfondita analisi delle fattispecie di reato ritenute astrattamente rilevanti e del rispettivo indice di rischio.

Anche in considerazione del numero di fattispecie di reato che attualmente costituiscono presupposto della responsabilità amministrativa degli Enti ai sensi del Decreto, talune di esse non sono state ritenute rilevanti ai fini della costruzione del presente Modello, in quanto si è reputato che il rischio relativo alla commissione di tali reati fosse solo astrattamente e non concretamente ipotizzabile.

In particolare, a seguito di un’attenta valutazione dell’attività in concreto svolta da TRADECORP ITALIA e della sua storia, sono state considerate rilevanti le seguenti categorie di reato:

Le seguenti tipologie di reato sono state considerate come non applicabili e/o non rilevanti seppur astrattamente applicabili alla realtà aziendale di TRADECORP ITALIA (e, dunque, non sono state richiamate nella Parte Speciale del Modello):

Questa decisione è stata assunta tenendo conto dell’attuale struttura di TRADECORP ITALIA, delle attività attualmente svolte dalla Società stessa nonché dalla tipologia di reati indicati.

In ogni caso, la Società si impegna a svolgere un continuo monitoraggio della propria attività sia in relazione ai suddetti reati, sia in relazione all’espansione normativa cui potrà essere soggetto il Decreto.

Qualora dovesse emergere la rilevanza di uno o più dei reati sopra menzionati, o di eventuali nuovi reati che il Legislatore riterrà di inserire nell’ambito del Decreto, la Società valuterà l’opportunità di integrare il presente Modello.

4.4.          I documenti che compongono il Modello

Ai fini del presente Modello, si richiamano espressamente ed integralmente tutti gli strumenti già operanti in TRADECORP ITALIA, ivi incluse tutte le policy, procedure e norme di comportamento, adottate. Tali strumenti costituiscono parte integrante e sostanziale del presente Modello.

In particolare, formano parte integrante e sostanziale del presente Modello i protocolli sotto indicati (di seguito, anche “Protocolli”):

• la struttura organizzativa, volta a garantire una chiara ed organica attribuzione dei compiti e a controllare la correttezza dei comportamenti, per come emerge dai documenti aventi l’obiettivo di descrivere e attribuire responsabilità e/o mansioni a chi opera all’interno della Società nelle Aree a Rischio Reato, quali, in particolare, l’Organigramma e le Job Description;
• la struttura organizzativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro, che si integra con quello generale e costituisce una specificazione della stessa con riferimento al settore in questione;
• il sistema di procure e deleghe, assegnate in modo coerente con le responsabilità assegnate al fine di assicurare una chiara e trasparente rappresentazione del processo aziendale di formazione ed attuazione delle decisioni,
• il sistema procedurale e di controlli interni (ivi incluso il controllo di gestione e dei flussi finanziari) avente quale finalità quella di garantire un’adeguata trasparenza e conoscibilità dei processi decisionali e finanziari, nonché dei comportamenti che devono essere tenuti dai Destinatari del presente Modello operanti nelle Aree a Rischio Reato;
• i Codici di Condotta di Rovensa, contenenti i principi fondamentali del Gruppo Rovensa al quale la Società appartiene e le Linee Guida relativamente alla condotta da adottare nei rapporti interni ed esterni alla Società stessa;
• i contratti di servizio che regolano i rapporti tra TRADECORP ITALIA e/o altre subsidiaries del Gruppo Rovensa;
• i processi esternalizzati della Società, ossia quei processi o porzioni di essi esternalizzati attraverso la conclusione di accordi di outsourcing che non esonerano in alcun caso gli organi sociali e i vertici aziendali dell’impresa dalle rispettive responsabilità;
• il Sistema Disciplinare e il relativo meccanismo sanzionatorio, da applicare in caso di violazione del Modello (d’ora innanzi, anche “Sistema Sanzionatorio”)
• la comunicazione e il coinvolgimento del personale sul Modello, nonché la sua formazione e addestramento.

Ne consegue che con il termine Modello deve intendersi non solo il presente documento, ma altresì tutti gli ulteriori documenti e le Procedure che verranno successivamente adottati secondo quanto previsto nello stesso e che perseguiranno le finalità ivi indicate.

5.             LA SOCIETÀ NEL CONTESTO DEL GRUPPO ROVENSA, IL SISTEMA DI GOVERNANCE E IL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO

5.1.          Il Gruppo ROVENSA

La Società fa parte del Gruppo ROVENSA, gruppo multinazionale di origine iberica, leader nel settore internazionale dell’agroindustria, attivo nella produzione e commercializzazione di prodotti per la protezione/nutrizione delle colture.

Il Gruppo ROVENSA opera sotto la direzione e coordinamento di ROVENSA S.A. (Global Holding Company o Capogruppo, con sede in Lisbona – Portogallo) che, tuttavia, non si traduce mai in atti gestori o in partecipazione alle decisioni aziendali, limitandosi ad atti di mero indirizzo cui autonomamente le società del Gruppo danno attuazione con propri atti deliberativi.

In tal senso, si osserva che la presenza del Gruppo ROVENSA in diversi Paesi e settori ha reso necessaria l’implementazione di un modello di business basato su un processo decisionale decentrato che, tuttavia, consente anche un’integrazione globale delle attività in linea con il modello di business del Gruppo.

Tale modello è orientato a massimizzare l’efficienza operativa delle diverse unità di business e garantisce la diffusione, l’implementazione e il monitoraggio delle strategie generali e delle linee guida di base di gestione definite per ciascun business, principalmente attraverso lo scambio di best practices tra le diverse società del Gruppo, il tutto senza compromettere l’autonomia decisionale di ciascuna Società.

5.2.          La Società nel contesto del Gruppo

Il capitale sociale di TRADECORP ITALIA è interamente posseduto da TRADE CORPORATION INTERNATIONAL S.A., a sua volta controllata da ROVENSA S.A. (Global Holding Company).

La Società ha la propria sede legale a Saronno (VA), Via Varese n. 25/G CAP 21047, ove sono ubicati gli uffici amministrativi.

La Società opera come distributore di prodotti per la nutrizione delle colture (in particolare nei segmenti dei micronutrienti, dei fertilizzanti speciali e dei biostimolanti) del Gruppo nel mercato italiano, nell’ambito del quale svolge l’attività di vendita e assistenza post-vendita. I prodotti commercializzati dalla Società sono forniti principalmente da TRADE CORPORATION INTERNATIONAL S.A., sulla base di un contratto di distribuzione a basso rischio (LRD Agreement) sottoscritto tra le parti. La Società non svolge attività di trasformazione, lavorazione e confezionamento/etichettatura dei prodotti commercializzati.

In particolare la Società offre – secondo il modello cd. B2B – i prodotti a marchio TRADECORP e i servizi di post-vendita a:

• clienti industriali (oggetto: prodotti senza marchio o a marchio del partner in base alle specifiche richieste dai clienti);
• distributori regionali e/o locali (consorzi agricoli, cooperative, privati) (oggetto: prodotti a marchio Tradecorp);
• utenti finali (aziende agricole) (oggetto: prodotti a marchio Tradecorp).

Al fine di ottimizzare le risorse e promuovere sinergie ed efficienza aziendali all’interno del Gruppo, la Società si avvale, nello svolgimento dell’attività aziendale, delle prestazioni rese dalle Parent companies, sulla base dei contratti di servizio infragruppo regolarmente sottoscritti dalle parti.

5.3           Il sistema di governance e il sistema di controllo interno della Società

Il Modello di governance di TRADECORP ITALIA e, in generale, tutto il suo sistema organizzativo, è strutturato in modo da assicurare alla Società l’attuazione delle strategie e il raggiungimento degli obiettivi definiti.

La struttura di TRADECORP ITALIA è stata creata tenendo conto della necessità di dotare la Società di un’organizzazione tale da garantirle la massima efficienza ed efficacia operativa.

Sotto il profilo del sistema di controllo interno, si evidenza che TRADECORP ITALIA opera in virtù di un insieme di regole, di procedure, policies e di strutture organizzative che assicurano, tra l’altro, la conformità delle operazioni svolte con la legge nonché con le politiche, i piani, i regolamenti e le procedure interne, anche a livello di Gruppo.

La struttura portante del sistema di controllo interno di TRADECORP ITALIA si compone di:

• quadro normativo e regolamentare applicabile alla Società, ivi compreso quello proprio del settore in cui la stessa opera e al quale si attiene rigorosamente;
• il Code of Conduct e il Supplier Code of Conduct del Gruppo ROVENSA;
• il sistema di deleghe e procure esistente;
• la struttura gerarchico-funzionale (cfr. organigramma aziendale);
• l’implementazione di sistemi informativi integrati, anche a livello di Gruppo, orientati alla segregazione delle funzioni, nonché a un elevato livello di standardizzazione dei processi e alla protezione delle informazioni in essi contenute, con riferimento sia ai sistemi gestionali che di controllo interno;
• le procedure interne per la regolamentazione delle attività operative, la definizione dei livelli di controllo e degli iter autorizzativi, nonché per l’identificazione, la misurazione, la gestione e il monitoraggio dei principali rischi, allo scopo di individuare eventi potenzialmente dannosi per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

A ciò si aggiunga che trovano applicazione all’interno della Società le Corporate Policies emanate da ROVENSA S.A. e valide per tutte le società del Gruppo ROVENSA. In particolare, si osserva che ROVENSA aderisce al Global Compact delle Nazioni Unite, impegnandosi ad allineare le proprie operazioni e strategie con i 10 principi universalmente accettati in materia di diritti umani, diritti dei lavoratori, ambiente e lotta alla corruzione. Al fine di rispettare i principi del Global Compact, oltre a svolgere azioni correlate con ciascuno dei suddetti principi, ROVENSA ha sviluppato politiche che governano l’azienda a livello mondiale, tra cui, a titolo esemplificativo:

• “Antimoney Laundering and Sanctions Policy”;
• “Whistleblowing channel” Guideline che definisce il sistema di gestione delle segnalazioni in merito a possibili comportamenti irregolari e/o fraudolenti e delle azioni da intraprendere in caso di comportamenti illeciti e prevede la predisposizione di piani di comunicazione e formazione nell’ottica della prevenzione dei rischi;

• “Sustainability Policy”.

Inoltre, per gli aspetti strettamente connessi al business aziendale trovano applicazione le procedure, policies, regole di comportamento implementate da ROVENSA S.A. A titolo esemplificativo, si menzionano in particolare:

• Rovensa Roadbook;
• Recruitment and selection policy;
• Car policy;
• Work Travel;
• Procurement procedures;
• Sustainable Procurement Policy.

Il rispetto degli standard e delle regole di comportamento definite nel Sistema di Controllo Interno di TRADECORP ITALIA e dal sistema di governance del Gruppo viene garantito dalla costante azione di monitoraggio svolta dal Ethics Committee di ROVENSA S.A. che promuove la diffusione, la conoscenza e l’osservanza del Code of Conduct (nonché del Supplier’s Code of Conduct) e delle regole e procedure volte a prevenire le frodi e a monitorare il funzionamento, l’efficacia e l’osservanza del sistema di compliance nell’ambito delle Società del Gruppo.

Tale rete di controlli e verifiche (di seguito complessivamente definiti “Protocolli”) pur essendo un valido strumento di gestione del rischio aziendale sotto i profili più strettamente connessi all’operatività della Società, deve essere necessariamente integrato dai principi di controllo interni delineati dal Modello e da costanti flussi informativi al fine di prevenire la verificazione dei reati presupposto di responsabilità ai sensi del D. Lgs. n. 231/2001.

6.             LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA DI TRADECORP ITALIA

La struttura di governance del Gruppo ROVENSA garantisce autonomia nel processo decisionale delle società controllate su tutti gli aspetti legati alla gestione ordinaria ed efficace delle attività svolte da ciascuno. A tal fine, la struttura organizzativa di ciascuna delle società del Gruppo dipende dal punto di vista funzionale e gerarchico esclusivamente dai rispettivi Consigli di Amministrazione. In tale contesto, le eventuali linee di riporto nei confronti delle società “madri” sono finalizzate in via esclusiva, a garantire il necessario flusso informativo funzionale all’attività di coordinamento, fermo restando il rapporto gerarchico interno all’organigramma societario.

In considerazione di quanto sopra, la struttura organizzativa della Società è disegnata per garantire da un lato, la separazione di ruoli, compiti e responsabilità tra le diverse funzioni e, dall’altro, la massima efficienza possibile, ed è caratterizzata da una precisa definizione delle competenze di ciascuna area aziendale e delle connesse responsabilità.

In particolare, dall’esame dell’Organigramma aziendale è possibile identificare:

• le aree in cui si suddivide l’attività aziendale;
• le linee di dipendenza gerarchica dei singoli enti aziendali;
• i soggetti che operano nelle singole aree e il relativo ruolo organizzativo.

La Società dispone, inoltre, di apposite job descriptions nelle quali, per ogni funzione è riportata la mission specifica mediante una sintesi delle finalità e delle principali aree di responsabilità, nonché le linee di riporto gerarchiche/funzionali.

[omissis]

7.             LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA IN MATERIA DI SALUTE E SICUREZZA

In conformità a quanto previsto dalle Linee Guida di Confindustria, la Società si è dotata di una struttura organizzativa conforme a quella prevista dalla normativa prevenzionistica vigente, nell’ottica di eliminare ovvero, laddove ciò non sia possibile, ridurre – e, quindi, gestire – i rischi lavorativi per i lavoratori.

La Società ha provveduto alla redazione del Documento di Valutazione dei Rischi e alla predisposizione di una appropriata struttura organizzativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro, identificando in modo chiaro e formale i soggetti responsabili della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro.

9.             IL SISTEMA DI DELEGHE E PROCURE

[omissis]

Il livello di autonomia, il potere di rappresentanza e i limiti di spesa assegnati ai vari titolari di deleghe e procure all’interno della Società risultano sempre individuati e fissati in modo coerente con il livello gerarchico del destinatario della delega o della procura nei limiti di quanto strettamente necessario all’espletamento dei compiti e delle mansioni oggetto di delega.

Le procure sono sempre formalizzate attraverso atti notarili e comunicate al destinatario per la sua piena conoscenza e per l’accettazione. Inoltre, le procure con rilevanza esterna vengono poi registrate presso il competente Ufficio Registro Imprese.

Ciascuno di questi atti di delega o procura fornisce, quindi, le seguenti indicazioni:

• soggetto delegante e fonte del suo potere di delega o procura;
• soggetto delegato, con esplicito riferimento alla funzione ad esso attribuita ed il legame tra le deleghe e le procure conferite e la posizione organizzativa ricoperta dal soggetto delegato;
• oggetto, costituito dalla elencazione delle tipologie di attività e di atti per i quali la delega/procura viene conferita. Tali attività ed atti sono sempre funzionali e/o strettamente correlati alle competenze e funzioni del soggetto delegato;
• limiti di valore entro cui il delegato è legittimato ad esercitare il potere conferitogli. Tale limite di valore è determinato in funzione del ruolo e della posizione ricoperta dal delegato nell’ambito dell’organizzazione aziendale.

Per ciò che concerne l’attribuzione dei poteri, in linea con le policy aziendali (i.e segregation of duties e four eyes principles), uno stesso delegato non può per una stessa operazione:

• autorizzare un impegno e dare l’autorizzazione al pagamento,
• impegnare e dare l’autorizzazione al pagamento,
• impegnare e pagare/incassare,
• dare l’autorizzazione al pagamento e pagare/incassare.

Inoltre, in accordo con i principi di controllo interno di cui alle policy aziendali:

• i Delegati, qualsiasi siano le deleghe di cui dispongono, non possono né autorizzare un impegno, né conferire un buono al pagamento per loro conto, né esercitare un potere qualora abbiano un loro interesse personale, diretto o indiretto, nell’operazione che ne risulti;
• gli atti di autorizzazione di impegno e di impegno per una stessa operazione sono distinti e devono essere normalmente esercitati da persone diverse e indipendenti.
• devono sempre esserci almeno due persone nel processo di impegno (dalla preparazione dell’impegno – la domanda iniziale – fino all’impegno stesso). Se il richiedente e il responsabile di budget (dunque, il titolare del potere di autorizzazione di impegno) sono la stessa persona, la sua richiesta deve essere formalmente approvata dall’autorità gerarchica di livello superiore, anche nel caso in cui l’importo in questione sia all’interno della soglia di autorizzazione di impegno di questo responsabile.

10.           IL SISTEMA PROCEDURALE

Al fine di garantire la piena aderenza della propria operatività alle disposizioni normative e regolamentari italiane, la Società si è dotata di una serie di policy e procedure interne per la regolamentazione delle attività operative che si integrano con le linee guida e le policy di Gruppo.

In via generale, le procedure interne e le prassi adottate dalla Società sono improntate ai seguenti principi:

• la formazione e attuazione delle decisioni dell’ente devono essere improntate alla massima trasparenza e alla condivisione fra più soggetti;
• le funzioni tecnico-operative devono essere tenute separate da quelle contabili e di controllo;
• le procedure interne, laddove sia possibile, devono essere caratterizzate anche dalla separazione dei ruoli, con particolare riferimento all’esercizio delle funzioni di controllo, che devono rimanere separate dalle funzioni decisionali e operative;
• deve essere garantita la tracciabilità dei processi;
• deve essere attuato il principio di trasparenza consistente sia nella visibilità delle procedure all’interno dell’azienda e nella completezza delle regole che le governano, sia nel dovere di comunicazione e informazione delle decisioni rilevanti fra le varie funzioni aziendali;
• i sistemi premianti basati su target di performance obiettivamente raggiungibili devono essere modellati secondo standard preventivamente programmati dalle competenti funzioni.

Il Gruppo ROVENSA mira all’implementazione dei sistemi informativi integrati, orientati alla segregazione delle funzioni, nonché a un elevato livello di standardizzazione dei processi e alla protezione delle informazioni in essi contenute, con riferimento sia ai sistemi gestionali e contabili che ai sistemi a supporto delle attività operative connesse al business.

Gli applicativi informatici utilizzati dalla Società assicurano il rispetto dei seguenti principi:

• favorire il coinvolgimento di più soggetti, onde addivenire a una adeguata separazione dei compiti mediante la contrapposizione delle funzioni;
• adottare le misure volte a garantire che ogni operazione, transazione, azione sia verificabile, documentata, coerente e congrua;
• prescrivere l’adozione di misure volte a documentare i controlli espletati rispetto alle operazioni e/o alle azioni effettuate.

In particolare, i sistemi informatici aziendali garantiscono la tracciabilità dei singoli passaggi e l’identificazione dell’operatore dal quale viene inserito o modificato il dato nel sistema.

Essi costituiscono di per sé la “guida” alle modalità di effettuazione di determinate transazioni e assicurano un elevato livello di standardizzazione e di compliance, essendo i processi gestiti da tali applicativi validati a monte del rilascio del software.

[omissis]

11.           IL CONTROLLO DI GESTIONE E I FLUSSI FINANZIARI

Il sistema di controllo di gestione (di seguito, anche “Controllo di Gestione”) di TRADECORP ITALIA prevede meccanismi di verifica della gestione delle risorse che devono garantire, oltre che la verificabilità e tracciabilità delle spese, l’efficienza e l’economicità delle attività aziendali, mirando ai seguenti obiettivi:

• definire in maniera chiara, sistematica e conoscibile le risorse (monetarie e non) a disposizione delle singole Direzioni e funzioni e il perimetro nell’ambito del quale tali risorse possono essere impiegate, attraverso la programmazione e la definizione del budget;
• rilevare gli eventuali scostamenti rispetto a quanto predefinito in sede di budget in base a situazioni “actual” mensili, analizzarne le cause e riferire i risultati delle valutazioni agli appropriati livelli gerarchici per gli opportuni interventi di adeguamento;
• predisporre situazioni infrannuali di forecast in cui la programmazione iniziale definita nel budget viene rivista sulla base degli scostamenti rilevati nell’analisi actual-budget;
• controllare e monitorare gli stati di avanzamento di spesa connessi alle attività di marketing e vendita, in termini di costi sostenuti.

12.           I CODICI DI CONDOTTA

Relazione tra il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo di TRADECORP ITALIA e i Codici di Condotta del Gruppo Rovensa

Un elemento essenziale del sistema di controllo preventivo è rappresentato dall’adozione di un Codice Etico che rappresenta uno strumento adottato in via autonoma e suscettibile di applicazione sul piano generale allo scopo di esprimere dei principi di “deontologia aziendale”, che l’ente riconosce come propri e sui quali richiama l’osservanza da parte di tutti i dipendenti.

TRADECORP ITALIA, determinata a improntare lo svolgimento delle attività aziendali al rispetto della legalità, ha adottato quale proprio Codice Etico il “Rovensa Code of Conduct”, con il quale Rovensa S.A. ha inteso diffondere le linee guida alla conformità legale e alla condotta etica presso tutte le subsidiaries alla stessa riconducibili, nell’ottica della cultura “preventiva” basata sul principio della “tolleranza zero” nei confronti della commissione di atti illeciti, che connota e distingue il Gruppo Rovensa (Allegato 3).

Con specifico riferimento ai rapporti con i fornitori, consulenti, agenti commerciali e business partners, stakeholder strategici della Società e del Gruppo, TRADECORP ITALIA ha, inoltre, adottato il “Rovensa Suppliers Code of Conduct”, nel quale sono definiti i principi specifici di condotta che detti soggetti si impegnano ad adottare, anche per i loro dipendenti ed eventuali subappaltatori (Allegato 4).

Di seguito per brevità il “Rovensa Code of Conduct” per dipendenti e il “Suppliers Code of Conduct” congiuntamente considerati verranno definiti “Codici di Condotta Rovensa”.

Il Modello e i Codici di Condotta Rovensa sono strettamente correlati e devono intendersi quale espressione di un unico corpo di norme adottate dalla Società al fine di promuovere gli alti principi morali, di correttezza, onestà e trasparenza in cui TRADECORP ITALIA crede e intende uniformare la propria attività.

In particolare, il Modello, le cui previsioni sono in ogni caso coerenti e conformi ai principi etici contenuti nei documenti sopra menzionati, risponde più specificamente alle esigenze espresse dal Decreto ed è, pertanto, finalizzato a prevenire la commissione delle fattispecie di reato ricomprese nell’ambito di operatività del D. Lgs. n. 231/2001.

I Codici di Condotta Rovensa affermano in ogni caso principi idonei a prevenire i comportamenti illeciti di cui al D. Lgs. n. 231/2001, acquisendo pertanto rilevanza anche ai fini del Modello e costituendo un elemento a esso complementare.

I Codici di Condotta Rovensa consistono in strumenti di portata generale nei quali sono stabiliti i comportamenti che il Gruppo, complessivamente inteso, intende promuovere, diffondere, rispettare e far rispettare nello svolgimento dell’attività aziendale delle proprie Società, a tutela della sua reputazione e immagine nel mercato.

I Codici di Condotta Rovensa – a cui si rinvia per esigenze di sintesi – esprimono il “contratto sociale ideale” dell’impresa con i propri stakeholders (portatori d’interesse) e definiscono i criteri etici adottati nel bilanciamento delle aspettative e degli interessi dei vari portatori di interesse.

I Codici di Condotta Rovensa sono conformi ai principi dettati dalle Linee Guida di Confindustria e contengono i principi fondamentali del Gruppo e le linee guida relativamente alla condotta da adottare nei rapporti interni ed esterni alle Società che lo compongono.

Ai fini del Decreto, si sottolinea che tali principi mirano, tra l’altro, ad evitare la commissione di fattispecie di reato all’interno di TRADECORP ITALIA – previste e non dal Decreto – nonché condotte non in linea con le aspettative etiche del Gruppo Rovensa.

13.           IL SISTEMA DISCIPLINARE

13.1         Finalità del sistema disciplinare

TRADECORP ITALIA considera essenziale il rispetto del Modello.

Sul presupposto che la violazione delle norme e delle misure imposte dalla Società ai fini della prevenzione dei reati previsti dal Decreto lede il rapporto di fiducia instaurato con la stessa – in ottemperanza agli artt. 6, comma 2, lettera e) e 7, comma 4, lett. b) del Decreto – la Società ha adottato un adeguato sistema sanzionatorio (“Sistema Disciplinare”), da applicarsi in caso di mancato rispetto delle norme previste dal Modello.

Nel rispetto di quanto previsto dall’art. 6, comma 2 bis, lettera d) del Decreto, il Sistema Disciplinare prevede (tra l’altro) specifiche sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela predisposte dalla Società in favore dei soggetti che presentino, a tutela dell’integrità dell’Ente, segnalazioni circostanziate di condotte illecite, rilevanti ai sensi del Decreto, nonché nei confronti di chi effettua segnalazioni in mala fede, ovvero segnalazioni false e prive di fondamento, con dolo o colpa grave, al solo scopo di danneggiare, o altrimenti arrecare pregiudizio a uno o più dipendenti della Società.

Ai fini dell’applicazione da parte di TRADECORP ITALIA delle sanzioni disciplinari ivi previste, l’instaurazione di eventuali procedimenti penali e il loro esito non sono necessari, poiché le norme e le misure previste nel Modello sono adottate da TRADECORP ITALIA in piena autonomia, a prescindere dal reato che eventuali condotte possano determinare.

Sono altresì sanzionati i tentativi e, in particolare, gli atti od omissioni in modo non equivoco diretti a violare le norme e le regole stabilite da TRADECORP ITALIA, anche se l’azione non si compie o l’evento non si verifica per qualsivoglia motivo.

Pur rimandando al relativo documento per il dettaglio (Allegato 5), si offre di seguito una sintetica descrizione del sistema sanzionatorio adottato dalla Società.

13.2         Sistema sanzionatorio nei confronti dei lavoratori subordinati

[omissis]

13.3         Sanzioni nei confronti del personale dirigente

[omissis]

13.4         Misure nei confronti dei soggetti che ricoprono cariche sociali

[omissis]

13.5         Misure nei confronti dei Terzi

Il rispetto da parte dei terzi delle norme del Modello (quest’ultimo limitatamente agli aspetti, di volta in volta, applicabili) e dei principi del Codice di Condotta viene garantito tramite la previsione di specifiche clausole contrattuali.

Ogni violazione da parte dei Terzi delle norme del Codice di Condotta e del Modello (quest’ultimo limitatamente agli aspetti, di volta in volta, applicabili), o l’eventuale commissione da parte di tali soggetti dei reati previsti dal Decreto sarà non solo sanzionata secondo quanto previsto nei contratti stipulati con gli stessi, ma anche attraverso le opportune azioni giudiziali a tutela della Società

14.           FORMAZIONE, COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEL MODELLO

14.1         La comunicazione e il coinvolgimento sul Modello e sui Protocolli connessi

La Società promuove la più ampia divulgazione, all’interno e all’esterno della struttura, dei principi e delle previsioni contenuti nel Modello e nei Protocolli ad esso connessi.

[omissis]

Per i Terzi tenuti al rispetto del Modello, lo stesso è reso disponibile in forma sintetica sul sito internet della Società. Il coinvolgimento e l’osservanza del Modello da parte dei Terzi è garantita attraverso un’apposita pattuizione contrattuale al fine di garantire e formalizzare l’impegno al rispetto dei principi del Modello da parte di tali Terzi. Le clausole prevedono apposite sanzioni di natura contrattuale per l’ipotesi di violazione del Modello della Società (ad esempio, diffida al rispetto del Modello, applicazione di una penale, risoluzione del contratto, etc.).

[omissis]

La Società non inizierà né proseguirà alcun rapporto con chi non intenda impegnarsi al rispetto dei principi contenuti nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (quest’ultimo limitatamente agli eventuali aspetti, di volta in volta, applicabili).

14.2         La formazione e l’addestramento sul Modello e sui Protocolli connessi

[omissis]

15.           L’ORGANISMO DI VIGILANZA

15.1         Composizione e nomina

TRADECORP ITALIA ha optato per una composizione monocratica dell’Organismo di Vigilanza, tenuto conto delle finalità perseguite dalla legge e della dimensione e organizzazione della Società.

[omissis]

15.2         Il Regolamento

[omissis]

15.3         Cessazione dalla carica

[omissis]

15.4         I requisiti

In ossequio a quanto disposto dall’ art. 6, comma 1, del Decreto, l’Organismo di Vigilanza ha il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello, di curarne l’aggiornamento ed è dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo.

I requisiti che l’Organismo deve soddisfare per un efficace svolgimento delle predette funzioni sono:

• autonomia e indipendenza, in quanto:
  • le attività di controllo poste in essere dall’OdV non sono sottoposte ad alcuna forma di interferenza e/o di condizionamento da parte di soggetti interni di TRADECORP ITALIA;
  • riporta direttamente ai vertici aziendali, ossia al Consiglio di Amministrazione, con la possibilità di riferire direttamente ai Soci e ai Sindaci;
  • allo stesso non sono stati attribuiti compiti operativi, né partecipa a decisioni e attività operative al fine di tutelare e garantire l’obiettività del suo giudizio;
  • è dotato di adeguate risorse finanziarie necessarie per il corretto svolgimento delle proprie attività;
  • le regole di funzionamento interno dell’Organismo di Vigilanza vengono definite e adottate dallo stesso Organismo;
• professionalità, in quanto le professionalità presenti all’interno dell’Organismo di Vigilanza consentono ad esso di poter fare affidamento su un bagaglio di competenze sia sotto il profilo dell’attività ispettiva e di analisi del sistema di controllo, sia sotto il profilo delle competenze giuridiche; a tal fine l’Organismo di Vigilanza ha altresì la facoltà di avvalersi delle funzioni aziendali e delle risorse interne, nonché di consulenti esterni;
• continuità di azione, in quanto l’Organismo di Vigilanza costituisce un organismo ad hoc dedicato esclusivamente alle attività di vigilanza sul funzionamento e osservanza del Modello;
• onorabilità e assenza di conflitti di interessi, da intendersi nei medesimi termini previsti dalla Legge con riferimento ad amministratori e membri del Collegio Sindacale.

Il Consiglio di Amministrazione valuta la permanenza dei suddetti requisiti e condizioni di operatività dell’Organismo di Vigilanza, che i membri dell’Organismo di Vigilanza possiedano i requisiti soggettivi di onorabilità e di competenza e non siano in situazioni di conflitto di interessi, al fine di garantire ulteriormente l’autonomia e indipendenza dell’Organismo di Vigilanza.

15.5         Funzioni, attività e poteri dell’Organismo di Vigilanza

In conformità a quanto disposto dall’art. 6, comma 1, del Decreto, all’OdV di TRADECORP ITALIA è affidato il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del Modello e di curarne il relativo aggiornamento.

In via generale, pertanto, spettano all’OdV i seguenti compiti:

• verifica e vigilanza sul Modello, ossia:
  • verificare l’adeguatezza del Modello, al fine di prevenire il verificarsi di comportamenti illeciti, nonché a evidenziarne l’eventuale realizzazione;
  • verificare l’effettività del Modello, ovvero la rispondenza tra i comportamenti concreti e quelli formalmente previsti dal Modello stesso;
• aggiornamento del Modello, ossia:
  • attivarsi affinché la Società curi l’aggiornamento del Modello, proponendo, se necessario, al Consiglio di Amministrazione o alle funzioni aziendali eventualmente competenti, l’adeguamento dello stesso, al fine di migliorarne l’adeguatezza e l’efficacia;
• informazione e formazione sul Modello, ossia:
  • monitorare le iniziative dirette a favorire la diffusione del Modello presso tutti i soggetti tenuti al rispetto delle relative previsioni (di seguito, anche ’Destinatari’);
  • monitorare le iniziative, ivi inclusi i corsi e le comunicazioni, volte a favorire un’adeguata conoscenza del Modello da parte di tutti i Destinatari;
  • valutare le richieste di chiarimento e/o di consulenza provenienti dalle funzioni o risorse aziendali ovvero dagli organi amministrativi e di controllo, qualora connesse e/o collegate al Modello;
• gestione dei flussi informativi e delle segnalazioni (come appresso definiti) verso l’OdV, nonché dell’attività informativa e di reporting dall’OdV, ossia:
  • verificare il puntuale adempimento, da parte dei soggetti interessati, di tutte le attività di reporting inerenti al rispetto del Modello;
  • esaminare e valutare tutte le informazioni e/o le segnalazioni ricevute e connesse al rispetto del Modello, ivi incluso per ciò che attiene le eventuali violazioni dello stesso;
  • informare gli organi competenti, nel prosieguo specificati, in merito all’attività svolta, ai relativi risultati e alle attività programmate;
  • segnalare agli organi competenti, per gli opportuni provvedimenti, le eventuali violazioni del Modello e i soggetti responsabili, eventualmente proponendo la sanzione ritenuta più opportuna rispetto al caso concreto.
• attività di follow-up, ossia verificare l’attuazione e l’effettiva funzionalità delle soluzioni proposte.

Per l’espletamento dei compiti ad esso assegnati, all’OdV sono riconosciuti tutti i poteri necessari ad assicurare una puntuale ed efficiente vigilanza sul funzionamento e sull’osservanza del Modello.

A titolo esemplificativo, l’OdV, anche per il tramite delle risorse di cui dispone, ha facoltà di:

• effettuare, anche a sorpresa, tutte le verifiche e le ispezioni ritenute opportune ai fini del corretto espletamento dei propri compiti;
• disporre, ove occorra, l’audizione delle risorse che possano fornire indicazioni o informazioni utili in merito allo svolgimento dell’attività aziendale o ad eventuali disfunzioni o violazioni del Modello;
• avvalersi, sotto la sua diretta sorveglianza e responsabilità, dell’ausilio di tutte le strutture della Società ovvero di consulenti esterni basandosi, per il rapporto con gli stessi, sulle linee guida e le procedure aziendali e facendo loro sottoscrivere adeguate clausole di riservatezza;
• disporre, per ogni esigenza necessaria al corretto svolgimento dei suoi compiti, delle risorse finanziarie stanziate dal Consiglio di Amministrazione.

In ogni caso, l’Organismo di Vigilanza, durante lo svolgimento dei propri compiti, deve:

• disporre il Piano di Monitoraggio che dovrebbe contenere gli obiettivi dei controlli e le conseguenti attività da svolgere, i tempi stimati. Il Piano di Monitoraggio deve essere portato all’attenzione del Consiglio di Amministrazione;
• informare il Consiglio di Amministrazione di eventuali conflitti e limitazioni riscontrate durante lo svolgimento dei propri compiti;
• operare in conformità alle policy e alle procedure aziendali.

L’Organismo di Vigilanza è tenuto a riportare i risultati della propria attività al Consiglio di Amministrazione.

In particolare, l’OdV riferisce in merito alle violazioni del Modello riscontrate in vista dell’adozione delle relative sanzioni e, al verificarsi di casi che evidenziano gravi criticità del Modello, presenta proposte di modifiche o integrazioni.

L’Organismo di Vigilanza predispone per l’organo amministrativo una relazione informativa, su base almeno semestrale, sull’attività di vigilanza svolta, sull’esito di tale attività e sull’attuazione del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo nell’ambito di TRADECORP ITALIA; tale relazione dovrà essere trasmessa in copia all’Organo di Controllo.

Le attività dell’Organismo di Vigilanza sono insindacabili da parte di qualsiasi organismo, struttura e funzione aziendali, fatto salvo, comunque, l’obbligo di vigilanza a carico del Consiglio di Amministrazione sull’adeguatezza dell’Organismo di Vigilanza e del suo intervento, essendo comunque il Consiglio di Amministrazione responsabile del funzionamento e dell’efficacia del Modello.

Per lo svolgimento delle funzioni di vigilanza attribuite all’Organismo di Vigilanza, lo stesso dispone di adeguate risorse finanziarie e ha facoltà di avvalersi – sotto la sua diretta sorveglianza e responsabilità – dell’ausilio delle strutture aziendali interne e, nel caso, del supporto di consulenti esterni in ossequio alle applicabili procedure aziendali.

La disciplina del funzionamento interno dell’Organismo di Vigilanza viene demandata allo stesso organismo, il quale definisce – con apposito regolamento – gli aspetti relativi allo svolgimento delle funzioni di vigilanza, ivi incluse la determinazione delle cadenze temporali dei controlli, l’individuazione dei criteri e delle procedure di analisi, la verbalizzazione delle riunioni, la disciplina dei flussi informativi e così via.

15.6         I flussi informativi e segnalazioni nei confronti dell’Organismo di Vigilanza (cd. whistleblowing)

L’OdV, quale organismo deputato a vigilare sul funzionamento e sulla osservanza del Modello, è destinatario de:

1. flussi informativi (d’ora innanzi anche solo “Flussi informativi”), periodici o ad hoc (al verificarsi dell’evento), indirizzati dai responsabili delle attività sensibili contemplate nel Modello ed aventi ad oggetto:
2. informazioni rilevanti relative alle attività sensibili di propria competenza;
3. informazioni relative all’attività della Società, incluse, senza che ciò costituisca limitazione: le notizie relative ai cambiamenti organizzativi o delle procedure aziendali vigenti; gli aggiornamenti del sistema dei poteri e delle deleghe; le eventuali comunicazioni che possono indicare una carenza dei controlli interni;  le decisioni relative alla richiesta, erogazione e utilizzo di finanziamenti pubblici;  la reportistica periodica in materia di salute e sicurezza sul lavoro, nonché tutti i dati relativi agli infortuni sul lavoro occorsi all’interno della Società; i risultati delle eventuali attività di audit interno mirate al verificare l’effettivo rispetto del Modello;

• l’indicazione motivata dell’eventuale proposta di modifiche ai protocolli di prevenzione, in particolare a fronte di modifiche nello svolgimento delle attività identificate dal Modello come sensibili;

1. i risultati delle eventuali attività di audit interno mirate al verificare l’effettivo rispetto del Modello e del Codice di Condotta;
2. eventuali suggerimenti/integrazioni al fine di rafforzare il Modello adottato ai sensi del Decreto.

I Flussi informativi diretti all’Organismo di Vigilanza hanno lo scopo di agevolarne e migliorarne le attività di pianificazione dei controlli e non impongono allo stesso una verifica sistematica e puntuale di tutti i fenomeni rappresentati;

1. segnalazioni circostanziate di condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto (d’ora innanzi anche solo “Segnalazione/i”), tempestive e/o su base occasionale, aventi ad oggetto qualsiasi violazione, reale o sospetta, che possa concretarsi in:
2. frode o cattiva gestione;
3. corruzione;
4. illecito penalmente rilevante;
5. violazione di qualsivoglia legge, regolamento o policy e procedure emanate dalla Società;
6. violazioni, anche potenziali, del Modello, incluse, senza che ciò costituisca limitazione:

• eventuali ordini ricevuti dal superiore e ritenuti in contrasto con la legge, la normativa interna, o il Modello;
• eventuali richieste od offerte di denaro, doni (in violazione delle regole e delle procedure aziendali) o di altre utilità provenienti da, o destinate a, pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio;
• eventuali omissioni, trascuratezze o falsificazioni nella tenuta della contabilità o nella conservazione della documentazione su cui si fondano le registrazioni contabili;
• i provvedimenti e/o le notizie provenienti da organi di polizia giudiziaria o da qualsiasi altra autorità dai quali si evinca lo svolgimento di indagini che interessano, anche indirettamente, la Società, i suoi dipendenti;
• eventuali segnalazioni, non tempestivamente riscontrate dalle funzioni competenti, concernenti sia carenze o inadeguatezze dei luoghi, delle attrezzature di lavoro, ovvero dei dispositivi di protezione messi a disposizione della Società, sia ogni altra situazione di pericolo connesso alla salute e alla sicurezza sul lavoro.

Il personale e tutti coloro che operano in nome e per conto di TRADECORP ITALIA, che vengano in possesso di notizie relative alla commissione di reati all’interno di TRADECORP ITALIA, o a pratiche non in linea con le norme di comportamento e i principi del Codice di Condotta sono tenuti ad informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza.

In ogni caso, la Segnalazione:

• deve riguardare situazioni di cui il soggetto sia venuto direttamente a conoscenza. Essa, quindi, ricomprende certamente quanto si è appreso in virtù dell’ufficio rivestito ma anche quelle notizie che siano state acquisite in occasione e/o a causa dello svolgimento delle mansioni lavorative, seppure in modo casuale;
• deve essere fondata su elementi di fatto precisi e concordanti. Sul punto, si evidenzia che non è necessario che il segnalante sia certo dell’effettivo avvenimento dei fatti denunciati e dell’autore degli stessi, essendo invece sufficiente che questi, in base alle proprie conoscenze, ritenga altamente probabile che si sia verificato un fatto illecito;
• deve avere ad oggetto: violazioni di leggi o norme applicabili; violazioni del Modello o delle procedure o documenti in esso richiamati o ad esso correlati; comportamenti e/o pratiche non in linea con le disposizioni del Codice di Condotta.

La Segnalazione deve essere il più possibile circostanziata e resa con dovizia di particolari tali da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati.

Gli elementi in essa descritti devono essere tali da consentire una agevole ricostruzione dei fatti ed una loro successiva verifica.

Tali elementi possono essere, a titolo esemplificativo, così individuati:

• chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di Segnalazione;
• circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto di Segnalazione;
• generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto che avrebbe posto in essere le condotte oggetto di Segnalazione (ad es. qualifica o settore in cui svolge l’attività);
• indicazione di altri eventuali soggetti in grado di riferire sui fatti oggetto di Segnalazione;
• eventuali documenti che possano confermare la fondatezza dei fatti oggetto di Segnalazione;
• ogni altra informazione che possa fornire un utile supporto all’accertamento e alla verifica della sussistenza dei fatti oggetto di Segnalazione.

16. CANALI DI COMUNICAZIONE E TUTELA DEL SEGNALANTE

La Società, al fine di consentire sia ai Soggetti Apicali che ai Subordinati di indirizzare all’OdV le Segnalazioni e i Flussi informativi, ha attivato i seguenti canali di comunicazione:

1. casella di posta elettronica dell’OdV,al seguente indirizzo: odv@tradecorp.rovensa.com;
2. casella di posta ordinaria della Società indirizzata all’OdV.

Inoltre, a livello di Gruppo è stato implementato un canale per le segnalazioni (c.d. whistleblowing) idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante, gestito da WhistleBlower Security (in outsourcing) e accessibile mediante:

• Piattaforma on line “IntegrityCounts” al link integritycounts.ca/org/rovensa
• Email all’indirizzo rovensa@integritycounts.ca
• Fax 1-604-926-5668
• Posta ordinaria all’indirizzo PO Box 91880, West Vancouver, British Columbia, V7V 4S4 Canada
• Hotline, disponibile per l’Italia al numero 00-800-2002-0033

I sistemi di segnalazione innanzi descritti, fatti salvi eventuali obblighi di legge, la tutela dei diritti della Società e delle persone accusate erroneamente o in mala fede, garantiscono:

• la tutela della riservatezza dell’identità del segnalante e del presunto responsabile delle violazioni. A tal fine, l’OdV e/o gli altri soggetti eventualmente coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti a:
• rivelare l’identità del segnalante solo previo consenso scritto da parte di quest’ultimo o quando la conoscenza della identità del segnalante sia indispensabile per la difesa del segnalato,
• separare i dati identificativi del segnalante dal contenuto della Segnalazione, in modo che la segnalazione possa essere processata in modalità anonima e sia possibile la successiva associazione della segnalazione alla identità del segnalante nei soli casi in cui ciò sia strettamente necessario;
• la tutela del segnalante contro condotte ritorsive, discriminatorie o comunque sleali conseguenti la Segnalazione.

A tal fine, è fatto divieto di atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, ivi incluso il mutamento di mansioni ai sensi dell’art. 2103 cod. civ., nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione. Inoltre, l’adozione di misure discriminatorie nei confronti dei soggetti che effettuano le Segnalazioni di cui sopra può essere denunciata all’Ispettorato nazionale del lavoro, per i provvedimenti di propria competenza.

17. AGGIORNAMENTO DEL MODELLO

Tra i compiti dell’OdV vi è quello di segnalare al Consiglio di Amministrazione la necessità di aggiornare il Modello. L’aggiornamento si impone, a mero titolo indicativo, in conseguenza di un mutamento degli assetti organizzativi o dei processi operativi, di significative violazioni del Modello stesso, di integrazioni legislative.

La comunicazione e la formazione sugli aggiornamenti del Modello devono seguire le stesse modalità della approvazione.

[1] In particolare: Convenzione di Bruxelles, del 26 luglio 1995, sulla tutela degli interessi finanziari; Convenzione di Bruxelles, del 26 maggio 1997, sulla lotta alla corruzione di funzionari pubblici, sia della Comunità Europea che degli Stati membri; Convenzione OCSE, del 17 dicembre 1997, sulla lotta alla corruzione di pubblici ufficiali stranieri nelle operazioni economiche ed internazionali. Il Legislatore ha ratificato, con la Legge n. 146/2006, la Convenzione ed i protocolli delle Nazioni Unite contro il crimine organizzato transnazionale adottati dall’Assemblea Generale del 15 novembre 2000 e 31 maggio del 2001.

[2] Invero, sotto un primo profilo si registra una forte spinta da parte degli organi comunitari; sotto un secondo profilo, anche a livello nazionale, sono stati presentate varie proposte finalizzate all’introduzione di ulteriori fattispecie rilevanti. Oltretutto, è stata anche vagliata (vedi, lavori della Commissione Pisapia) l’ipotesi di includere direttamente la responsabilità degli Enti all’interno del Codice Penale, con un conseguente mutamento della natura della responsabilità (che diverrebbe, a tutti gli effetti, penale e non più – formalmente – amministrativa) e l’ampliamento delle fattispecie rilevanti. Più di recente, sono state avanzate delle proposte di modifica al Decreto dirette a raccogliere i frutti dell’esperienza applicativa dello stesso e, in definitiva, dirette a ‘sanare’ alcuni aspetti che sono apparsi eccessivamente gravosi.

[3] Ai sensi dell’articolo 20 del D.Lgs. n. 231 del 2001, “si ha reiterazione quanto l’ente, già condannato in via definitiva almeno una volta per un illecito dipendente da reato, ne commette un altro nei cinque anni successivi alla condanna definitiva”.

[4] Tuttavia, la durata delle sanzioni interdittive ritorna ad essere quella ordinaria stabilita dall’art. 13, comma 2 del Decreto (i.e. non inferiore a tre mesi e non superiore a due anni) “se prima della sentenza di primo grado l’ente si è efficacemente adoperato per evitare che l’attività delittuosa sia portata a conseguenze ulteriori, per assicurare le prove dei reati e per l’individuazione dei responsabili ovvero per il sequestro delle somme o altre utilità trasferite e ha eliminato le carenze organizzative che hanno determinato il reato mediante l’adozione e l’attuazione di modelli organizzativi idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi”.

[5] Il comma 2 bis è stato introdotto dalla Legge 30 novembre 2017, n. 179 in materia di whistleblowing, che, con specifico riferimento al settore privato, è intervenuta proprio in materia di responsabilità amministrativa da reato degli enti ex D.lgs. 231/2001, integrando i requisiti di idoneità ed efficacia dei modelli richiamati all’art. 6 del Decreto.

[6] Requisito introdotto dalla Legge 30 novembre 2017, n. 179, di cui alla nota che precede.

[7] Cfr. nota che precede.

[8] Cfr. nota che precede.

[9] Cfr. nota che precede.